Blog de Gestionandote

Informes a la carta

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Desde Gestionandote.com puedes confeccionar los informes a tu gusto. Podrás elegir entre informes para entidades y para usuarios. Con esta funcionalidad podrás crear, desde un contrato de colaboración, un acuerdo de confidencialidad, acreditar la participación en un curso o cualquier cosa que se te ocurra.

 

Para crear un informe a la carta, deberás entrar en Mi Entidad - Configuración - Informes

 Desde esta ventana podrás gestionar tus informes creados, así como crear nuevos informes.

 

 

Para crear un nuevo informe, le daremos a la tecla + y rellenaremos los campos, debemos elegir si el informe queremos que aparezca en la ficha de usuario o en la de entidad.

 

 

Después seleccionaremos los campos dinámicos de Entidades o de usuarios, según proceda, para poder ver los campos disponibles y su correspondiente código.

 

 

Ahora escribimos el texto del informe, utilizando los campos dinámicos para que embeba la información de la base de datos.

 

 

 

En la pestaña acciones podemos ver los informes creados. Al pinchar en cualquiera de ellos, nos sacará el informe en formato pdf.

 

Informe Inscrito en Agencia de colocación

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Desde la pestaña acciones podemos imprimir el informe de inscrito en agencia de colocación. Para ello, debemos configurar el texto previamente.

 

Entramos en Mi Entidad - Configuración - datos generales. Pinchamos en el lapicero para editar.

 

 Para que el informe sea al gusto de cada entidad, hemos creado los campos dinámicos. Ahora sólo tendrás que escribir el texto del informe y donde te interese poner el nombre del campo dinámico donde quieres que aparezca un dato concreto.

Por ejemplo, si quieres que el informe muestre el DNI del usuario, bastará con incluir el texto @usuario_dni@ en el lugar donde quiero que me lo muestre.

 

Es importante, para que el informe salga correctamente, que los datos del profesional estén completamente rellenados, incluyendo el DNI y el nombre y apellidos. Estos datos se rellenan en Mi Entidad - Configuración - Profesionales.

 

Pestaña acciones en Usuarios

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Dentro de la ficha de usuario, disponemos de la pestaña Acciones, en esta pestaña podemos realizar varias cosas, desde imprimir el C.V en pdf y .doc, sacar un informe de actuaciones, ver y capturar la firma digitalizada, imprimir el informe de inscrito en agencia de colocación y sacar los informes creados por ti,  imprimir el informe de privacidad.

 

 

Para visualizar esta ventana, bastará con pinchar en la pestaña Acciones, dentro de la ficha de un usuario.

 

 

Para poder configurar los informes de privacidad e inscrito en agencia con el texto al gusto de cada uno, hay que entrar en Mi Entidad- Configuración - Datos generales. Desde esta ventana escribiremos el texto de la LOPD que saldrá en el informe de privacidad y en firma digitalizada.

 

Además, podemos modificar el informe de inscrito en agencia de colocación y extraer datos de la aplicación haciendo uso de los campos dinámicos.

 

Desde la pestaña acciones también podremos sacar un listado de las actuaciones realizadas con el usuario.

 

 

 

Configuración de las necesidades

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Uno de los primeros pasos al entrar en la aplicación, es definir las necesidadesadecuadas a nuestra Entidad. Disponemos de alguna por defecto, pero también existe la posibilidad de activar o desactivar las necesidades que realmente te interesen. Para ello, deberás seguir los siguientes pasos:

 

Entra en Configuración --> Necesidades

 

Pincha sobre cualquiera para que se despliegue, o añade directamente pulsando la tecla +

 

 

Puedes clickar sobre el check para activar o desactivar las que quieras,

 

 

Mejoras del último año en Gestionandote.com

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Siempre que hablamos con vosotros, os decimos que nuestra herramienta está viva. Que crece y se desarrolla a través del tiempo, y siempre gracias a vuestras aportanciones y sugerencias. Pero como todo, es muy fácil decirlo, lo dificil es probarlo. Por ello, hemos querido recopilar todas las mejoras realizadas este último año, para así probar que lo que decimos, lo cumplimos.

 

• Ya puedes desactivar las necesidades y crear las tuyas (en Configuración->Intervenciones y Necesidades)
• Vincular documentos con Usuarios y Entidades. Con esta opción ya podéis indexar en la herramienta los documentos vinculados a usuarios y Entidades, para de esta forma, tenerlos siempre a mano en su ficha.
• Reservar horas y días sin cita para otros asuntos. Sin necesidad de modificar el horario de citas, de forma rápida y sencilla, para que cualquier profesional pueda hacerlo.
• Filtrado por pestañas creadas. Puedes buscar por cualquier campo de las pestañas creadas por ti.
  
• Envío de email a las entidades y usuarios. Desde su propia ficha, podrás enviar un mail.
• Mejoras en Módulo de internet para empresas y demandantes de empleo. Hemos mejorado este módulo, para que sea más sencillo de utilizar por profesionales y usuarios.
• Añadir más filtros de búsqueda (incluidos casi 50). Situación laboral, sedes, fecha caducidad de demanda, y el grado y tipo de discapacidad.
• Redes de Entidades: con estadísticas, actuaciones y necesidades comunes y centralizadas.
• Cursos de formación telemáticos y mixtos 100% bonificables. Hemos incorporado una nueva modalidad de formación, las Entidades podrán optar a la formación telemática, a su ritmo y con videotutorías.
• Nuevo botón de configuración de mi profesional. Ya no es necesario que la configuración de tu profesional la haga un administrador, de esta manera cualquier profesional podrá cambiar su horario de citas, por ejemplo.
• Mejora de la velocidad de la aplicación (páginas de formación y entidades). Nuestros programadores trabajan para que tu experiencia en la herramienta sea lo más grata posible.
• Imprimir listados de citas.
• Estadística nueva de citas.
• Añadir seguimiento con la Entidad desde la propia oferta de empleo. De una forma fácil y rápida, podrás escribir los seguimientos de cualquier oferta de empleo, así tendrás a mano todo el historial de comunicaciones con la Entidad.
• Poder apuntar como candidata a una persona en una oferta en la que no sale tras aplicar los filtros de búsqueda. Esto facilita mucho la tarea de buscar candidatos en las ofertas de empleo.
• Búsqueda autocompletable de Carnés Profesionales.
• Búqueda CNO: un nivel superior encuentra todas las personas que están en niveles más específicos de la misma rama
• REDES: estadística, xml, actuaciones,...
• XML anual (ya disponible).

 

 

Además, si no lo has hecho ya, te invitamos a probar el manual de la aplicación.

Entra en Servicio técnico --> Manual y busca cualquiera de las palabras señaladas en negrita en el texto anterior, por ejemplo Documentos.

 

 

Adjuntar documentos en usuarios y Entidades

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En Gestionandote.com podemos adjuntar archivos, en las Entidades y en los usuarios. Esta función es muy útil para tener en la ficha del usuario su curriculum en pdf, su contrato, o cualquier documento que se te ocurra. Para adjuntar los archivos debemos seguir los siguientes pasos:

 

Pinchamos en la pestaña documentos

 

 

 

Después nos dirigimos al documento que queremos insertar en la aplicación. Esta función está específicamente diseñada para documentos online, por ejemplo googledocs, alfresco, dropbox... Creemos que estos repositorios online son mucho más versátiles a la hora de trabajar, permiten disponer del documento en cualquier lugar, favorecen el trabajo en equipo, además de ser una buena opción económica, ya que reduce costes de hardware en local y muchos de ellos ofrecen almacenamiento sin ningún coste. No obstante, para las Entidades que todavía no os hayáis "modernizado" también existe la forma de indexar un documento en local. En primer lugar explicamos cómo subir un documento online.

Pinchamos en la barra de dirección del documento y le damos con el botón derecho a copiar.

 

En Gestionandote.com escribiremos la descripción del documento, pegaremos la url del archivo que hemos copiado en el paso anterior y finalmente le daremos a la tecla +

 

Para insertar un documento en local, nos dirigimos al documento y pinchamos con el botón derecho en propiedades.

 

 

En la pestaña seguridad, seleccionamos la dirección del archivo y le damos a botón derecho copiar.

 

En gestionandote.com le daremos a pegar igual que hemos hecho en el documento online.

Al pinchar en el documento, nos saldrá el siguiente mensaje de error, este error lo da por motivos de seguridad, nos lo dará siempre, independientemente del navegador que utilicemos.

 

Para poder abrir el documento, debemos pinchar en la barra de dirección de esta misma página donde ha salido el error, y darle a la tecla ENTER.

 

 

Y ya podemos abrir nuestro documento.

Configurar un día sin citas

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Cada Entidad es un mundo, y cada profesional otro, es por ello que la aplicación Gestionandote.com, nos permite añadir a nuestro calendario días sin cita. Para así si un día no vas a poder citar, por la razón que sea, lo puedes configurar de forma muy sencilla y en tu calendario marcará dicho día como día sin cita, así no habrá equivocaciones y no podrás citar a ningún usuario en un día equivocado.

 

Configurar un día sin cita es muy sencillo, tan sólo sigue los siguientes pasos:

 

 

Rellenamos los datos que nos solicita.

 

 

En el calendario nos marcará en rojo los días sin cita. y no permitirá que citemos en dicho día.

 

Otros datos recogidos en el expediente de usuario

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Dentro del expediente de usuario la herramienta nos permite recoger diferentes datos, para ello navegaremos por las distintas pestañas.

 

 

La aplicación por defecto tiene una serie de pestañas, pero además nos permite crear más pestañas al gusto.

 

 

En la primera pestaña tenemos Acciones, ahí podremos imprimir el cv del candidato en varios formatos, ver la firma digitalizada, resumen de actuaciones...

 

 

 

Pestaña hacer foto, aqui podremos hacer la foto con nuestra webcam y configurarla.

 

 

Pestaña editar, aqui podremos modificar los datos del usuario

 

 

Pestaña Discapacidad, nos permite recoger datos de los usuarios con discapacidad.

 

 

 

Pestaña unidad familiar

 

 

 

Pestaña contactos, podrás añadir diferentes datos de contacto del usuario, mail, fax, skype...

 

 

Pestaña laboral, aqui introduciremos la experiencia laboral, la demanda de empleo, veremos sus candidaturas...

 

 

Pestaña formación, para añadir el historial formativo del usuario, su demanda formativa...

 

Definir las actuaciones que realiza tu entidad

Categoria Proyectos y actuaciones

¿Qué son las actuaciones?

 

Las actuaciones son todas las acciones que realiza "tu entidad". Por ejemplo:

• Asesoramiento a emprendedores
• Valoración social de personas sin hogar
• Orientación a personas con discapacidad
• Intermediación laboral
• Contacto con empresas
• Aplicar tratamiento a enfermo/a
• Inscripción a un curso de formación
• ...

En gestionandote.com podrás dar de alta todo lo que haces, de forma sencilla.

Cada actuación será un indicador de seguimiento en la ejecución de un proyecto, o de un servicio de la entidad. Ya que podremos medir con cuántas personas se ha realizado.

Estos indicadores internos pueden venir definidos, p. ej., en los proyectos y subvenciones concedidos, en el manual de gestión de calidad, en los informes de seguimiento y memorias de justificación técnica,...

 

Además, podrás agrupar tus actuaciones por temáticas, haciendo listados (o grupos) de actuaciones de todos los servicios que prestas: p. ej., empleo, acogida, formación,...:

 

 

Las actuaciones se refieren solamente a acciones individuales con los usuarios. Las actuaciones grupales se dan de alta al crear una Acción Grupal.

¿Para qué sirven las actuaciones?

Las principales funciones de las Actuaciones son:

1. Poder definir que se hace en cada uno de los proyectos que gestionas, ya sean subvenciones, prestaciones o servicios de la casa.
2. Saber si se están alcanzando los resultados esperados de cada proyecto.
3. Facilitar informes de seguimiento y estadísticas inmediatas de cada proyecto.
4. Establecer lo que puede realizar cada profesional (definido por los proyectos que gestionan sus Grupos de Trabajo).
5. Agilizar y simpificar las intervenciones y el seguimiento realizado con los usuarios

 

Listados de actuaciones

Para facilitar la clasificación y búsqueda de actuaciones, pudes crear varias Listas de Actuaciones y a cada lista añadirle las actuaciones que le pertenezcan.

Por ejemplo, puedes crear una lista de actuaciones relacionadas con la Intermediación Laboral y añadirles las siguientes actuaciones:

• Realización del currículum del usuario/a
• Elaboración de un itinerario de inserción laboral con usuario/a
• Entrega de listados de recursos formativos
• Asesoramiento laboral indivudualizado
• ...

Pero también pudes crear otra lista de actuaciones dirigida a un servicio de Apoyo familiar, o a los Recursos de Alojamiento para personas sin hogar, o al Departamento que gestiona proyectos de apoyo a Población Inmigrante, Población Ex-Reclusa, personas con Discapacidad, etc; y dentro de cada listado añadir las actuaciones específicas que le correspondan.

 

Dar de alta un listado de actuaciones

Primero, debeis dar de alta el nombre de una LISTA pulsando en el botón  del Listado de Actuaciones.

 

Después, debes darle un nombre a la lista (p. ej., Intermediación laboral, Atención social,...).

 

Una vez que hayas creado un listado, pulsa el botón  de la lista y añade las actuaciones. Para añadir una actuación hay que escribirla en la casilla y pulsar al botón de    del campo de la Actuación.

 

Puedes crear más listados de actuaciones y en cada uno añadir más ACTUACIONES ESPECÍFICAS. Cuando hayas completado este apartado, tendrás un listado bastante aproximado de las cosas que hacéis en vuestra entidad

 

Dentro de cada Listado podéis añadir todas las actuaciones que queráis (hagáis).

No deis de alta la misma actuación en varias listas, ya que creará una duplicidad que dificultaría el registro de la información y la obtención de estadísticas fiables.

 

Las actuaciones se pueden activar/desactivar, editar y eliminar.

En caso de eliminar una actuación, se perderán todos los datos asociados, por lo que, si existe alguna actuación obsoleta, es MEJOR DESACTIVARLA, para no perder el histórico.

 

Vincular las actuaciones con los proyectos

Una vez que hemos creado las actuaciones o acciones que realizan los profesionales de tu ENTIDAD, ya puedes vincularlas a los proyectos. Para ello, antes tienes que dar de alta un proyecto de tu entidad.

Las actuaciones no tienen por que estar incluidas en ninguna subvención o licitación. También hay actuaciones que se realizan dentro del procedimiento de un área, o para conseguir los objetivos planteados por la entidad.

 

Actuaciones específicas de gestionandote.com

Existen, por defecto, 4 actuaciones específicas de gestionandote.com, que ya están incluidas de forma automatica dentro de la ficha de un proyecto:

• Insertado en actividad grupal: actuación que habrá que marcar para aquellos proyectos que incluyen cursos o acciones formativas. Al activar esta actuación medirás el nº de personas que participen en los cursos del proyecto.

• Insertado en Oferta de Empleo, y Candidato en Oferta de Empleo: estas dos actuaciones miden el número de personas que has apuntado a una oferta de empleo o que han conseguido el puesto. Cada vez que registras la demanda de un usuario le asignas a alguno de tus proyectos.

• Derivaciones: puedes derivar a una persona que necesita algún servicio que no ofrece tu entidad. Deberás derivarla a una entidad externa que preste ese tipo de servicios (Servicios Sociales, Escuela de Formación, ONG...). La derivación se realiza desde el expediente de un usuario.

  

Crear y gestionar los proyectos de tu entidad

Categoria Proyectos y actuaciones

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto está compuesto por un grupo de actuaciones/acciones específicas que nos permitirán alcanzar los objetivos establecidos.

Por EJEMPLO, en un Proyecto de EMPLEO, podeis tener el Objetivo de facilitar un empleo a las personas que atendeis. Y para cumplir este objetivo, habeis decidido realizar las siguientes Actuaciones:

• Actualizar el C.V.

• Elaborar un Itinerario de Inserción Laboral Individualizado

• Derivar a la persona a una oferta de empleo

• …

 

Dar de alta un proyecto

Al dar de alta tu entidad en los primeros pasos ya registraste la Ficha General de un Proyecto .

Pero si quieres modificar algún dato de éste, o dar de alta nuevos proyectos, Ve a Mi Entidad →Configuración→ Proyectos y actuaciones.

 

El panel de configuración de los proyectos y actuaciones tiene el siguiente aspecto:

 

Para añadir otro Proyecto pulsamos en la zona de Proyectos (Derecha) y rellenamos la siguiente ficha:

 

Asignar actuaciones a un proyecto

También debemos marcar las actuaciones que vamos a realizar en el proyecto y los Grupos de Trabajo que lo van a gestionar:

 

 

Existen, por defecto, 4 actuaciones específicas de gestionandote.com, que ya están incluidas de forma automatica:

• Insertado en actividad grupal: actuación que habrá que marcar para aquellos proyectos que incluyen cursos o acciones formativas. Al activar esta actuación medirás el nº de personas que participen en los cursos del proyecto.

• Insertado en Oferta de Empleo, y Candidato en Oferta de Empleo: estas dos actuaciones miden el número de personas que has apuntado a una oferta de empleo o que han conseguido el puesto. Cada vez que registras la demanda de un usuario le asignas a alguno de tus proyectos.

• Derivaciones: puedes derivar a una persona que necesita algún servicio que no ofrece tu entidad. Deberás derivarla a una entidad externa que preste ese tipo de servicios (Servicios Sociales, Escuela de Formación, ONG...). La derivación se realiza desde el expediente de un usuario.

  

 

Añade resultados esperados a las Actuaciones del Proyecto:

Despues de dar de alta un proyecto, y registrar el nº de actuaciones, puedes asignar un resultado esperado a cada una.

Para dar de alta los resultados esperados de un proyecto, abrimos el proyecto  , pinchamos la pestaña de Resultados Esperados y añadimos a cada actuación los resultados que queremos obtener.

Los resultados esperados te permitirán comparar el estado de cada proyecto con los objetivos establecidos. Podrás obtener informes de seguimiento y memorias en un solo instante.

EJEMPLO: En un Proyecto de Empleo, podemos decir que vamos a atender a 100 personas, de estas, todas recibirán orientación, 80 actualizarán su CV, 60 asistirán a talleres BAE, 40 serán derivadas a ofertas de empleo y 20 conseguirán trabajo,...

 

Estadísticas e informes de un proyecto

Anteriormente digimos que una de las utilidades dar de alta los proyectos que gestiona tu entidad, es que, posteriormente, la aplicación te devuelve la estadística e informes de seguimiento de dichos proyectos.