Pestaña acciones en Usuarios

Dentro de la ficha de usuario, disponemos de la pestaña Acciones, en esta pestaña podemos realizar varias cosas, desde imprimir el C.V en pdf y .doc, sacar un informe de actuaciones, ver y capturar la firma digitalizada, imprimir el informe de inscrito en agencia de colocación y sacar los informes creados por ti,  imprimir el informe de privacidad.

 

 

Para visualizar esta ventana, bastará con pinchar en la pestaña Acciones, dentro de la ficha de un usuario.

 

 

Para poder configurar los informes de privacidad e inscrito en agencia con el texto al gusto de cada uno, hay que entrar en Mi Entidad- Configuración - Datos generales. Desde esta ventana escribiremos el texto de la LOPD que saldrá en el informe de privacidad y en firma digitalizada.

 

Además, podemos modificar el informe de inscrito en agencia de colocación y extraer datos de la aplicación haciendo uso de los campos dinámicos.

 

Desde la pestaña acciones también podremos sacar un listado de las actuaciones realizadas con el usuario.

 

 

 

Configuración de las necesidades

Uno de los primeros pasos al entrar en la aplicación, es definir las necesidadesadecuadas a nuestra Entidad. Disponemos de alguna por defecto, pero también existe la posibilidad de activar o desactivar las necesidades que realmente te interesen. Para ello, deberás seguir los siguientes pasos:

 

Entra en Configuración --> Necesidades

 

Pincha sobre cualquiera para que se despliegue, o añade directamente pulsando la tecla +

 

 

Puedes clickar sobre el check para activar o desactivar las que quieras,

 

 

Mejoras del último año en Gestionandote.com

Siempre que hablamos con vosotros, os decimos que nuestra herramienta está viva. Que crece y se desarrolla a través del tiempo, y siempre gracias a vuestras aportanciones y sugerencias. Pero como todo, es muy fácil decirlo, lo dificil es probarlo. Por ello, hemos querido recopilar todas las mejoras realizadas este último año, para así probar que lo que decimos, lo cumplimos.

 

  • Ya puedes desactivar las necesidades y crear las tuyas (en Configuración->Intervenciones y Necesidades)
  • Vincular documentos con Usuarios y Entidades. Con esta opción ya podéis indexar en la herramienta los documentos vinculados a usuarios y Entidades, para de esta forma, tenerlos siempre a mano en su ficha.
  • Reservar horas y días sin cita para otros asuntos. Sin necesidad de modificar el horario de citas, de forma rápida y sencilla, para que cualquier profesional pueda hacerlo.
  • Filtrado por pestañas creadas. Puedes buscar por cualquier campo de las pestañas creadas por ti.
  • Envío de email a las entidades y usuarios. Desde su propia ficha, podrás enviar un mail.
  • Mejoras en Módulo de internet para empresas y demandantes de empleo. Hemos mejorado este módulo, para que sea más sencillo de utilizar por profesionales y usuarios.
  • Añadir más filtros de búsqueda (incluidos casi 50). Situación laboral, sedes, fecha caducidad de demanda, y el grado y tipo de discapacidad.
  • Redes de Entidades: con estadísticas, actuaciones y necesidades comunes y centralizadas.
  • Cursos de formación telemáticos y mixtos 100% bonificables. Hemos incorporado una nueva modalidad de formación, las Entidades podrán optar a la formación telemática, a su ritmo y con videotutorías.
  • Nuevo botón de configuración de mi profesional. Ya no es necesario que la configuración de tu profesional la haga un administrador, de esta manera cualquier profesional podrá cambiar su horario de citas, por ejemplo.
  • Mejora de la velocidad de la aplicación (páginas de formación y entidades). Nuestros programadores trabajan para que tu experiencia en la herramienta sea lo más grata posible.
  • Imprimir listados de citas.
  • Estadística nueva de citas.
  • Añadir seguimiento con la Entidad desde la propia oferta de empleo. De una forma fácil y rápida, podrás escribir los seguimientos de cualquier oferta de empleo, así tendrás a mano todo el historial de comunicaciones con la Entidad.
  • Poder apuntar como candidata a una persona en una oferta en la que no sale tras aplicar los filtros de búsqueda. Esto facilita mucho la tarea de buscar candidatos en las ofertas de empleo.
  • Búsqueda autocompletable de Carnés Profesionales.
  • Búqueda CNO: un nivel superior encuentra todas las personas que están en niveles más específicos de la misma rama
  • REDES: estadística, xml, actuaciones,...
  • XML anual (ya disponible).

 

 

Además, si no lo has hecho ya, te invitamos a probar el manual de la aplicación.

Entra en Servicio técnico --> Manual y busca cualquiera de las palabras señaladas en negrita en el texto anterior, por ejemplo Documentos.

 

 

Vincular documentos en usuarios y Entidades

En Gestionandote.com podemos vincular archivos, en las Entidades y en los Usuarios, muy útil para tener en la ficha del usuario su curriculum en pdf, su contrato, o cualquier documento que se te ocurra.

Esta función está específicamente diseñada para documentos online, por ejemplo googledocs, alfresco, dropbox... Creemos que estos repositorios online son mucho más versátiles a la hora de trabajar, permiten disponer del documento en cualquier lugar, favorecen el trabajo en equipo, además de ser una buena opción económica, ya que reduce costes de hardware en local y muchos de ellos ofrecen almacenamiento sin ningún coste.

Para adjuntar los archivos debemos seguir los siguientes pasos:

 

  • Pinchamos en la pestaña documentos

 

Para subir un documento online tendrás que copiar el enlace del documento: tanto de la barra de dirección como del enlace que te muestre la aplicación que estés usando.

 

En Gestionandote.com pegamos la url del archivo que hemos copiado y le damos un nombre. Por último, presionamos la tecla + para guardarlo.

 

Y ya puedes acceder vuestro documento tantas veces como queráis.

Configurar un día sin citas

Cada Entidad es un mundo, y cada profesional otro, es por ello que la aplicación Gestionandote.com, nos permite añadir a nuestro calendario días sin cita. Para así si un día no vas a poder citar, por la razón que sea, lo puedes configurar de forma muy sencilla y en tu calendario marcará dicho día como día sin cita, así no habrá equivocaciones y no podrás citar a ningún usuario en un día equivocado.

 

Configurar un día sin cita es muy sencillo, tan sólo sigue los siguientes pasos:

 

 

Rellenamos los datos que nos solicita.

 

 

En el calendario nos marcará en rojo los días sin cita. y no permitirá que citemos en dicho día.

 

Otros datos recogidos en el expediente de usuario

Dentro del expediente de usuario la herramienta nos permite recoger diferentes datos, para ello navegaremos por las distintas pestañas.

 

 

La aplicación por defecto tiene una serie de pestañas, pero además nos permite crear más pestañas al gusto.

 

 

En la primera pestaña tenemos Acciones, ahí podremos imprimir el cv del candidato en varios formatos, ver la firma digitalizada, resumen de actuaciones...

 

 

 

Pestaña hacer foto, aqui podremos hacer la foto con nuestra webcam y configurarla.

 

 

Pestaña editar, aqui podremos modificar los datos del usuario

 

 

Pestaña Discapacidad, nos permite recoger datos de los usuarios con discapacidad.

 

 

 

Pestaña unidad familiar

 

 

 

Pestaña contactos, podrás añadir diferentes datos de contacto del usuario, mail, fax, skype...

 

 

Pestaña laboral, aqui introduciremos la experiencia laboral, la demanda de empleo, veremos sus candidaturas...

 

 

Pestaña formación, para añadir el historial formativo del usuario, su demanda formativa...

 

Definir las actuaciones que realiza tu entidad

¿Qué son las actuaciones?

 

Las actuaciones son todas las acciones que realiza "tu entidad". Por ejemplo:

  • Asesoramiento a emprendedores
  • Valoración social de personas sin hogar
  • Orientación a personas con discapacidad
  • Intermediación laboral
  • Contacto con empresas
  • Aplicar tratamiento a enfermo/a
  • Inscripción a un curso de formación
  • ...

En gestionandote.com podrás dar de alta todo lo que haces, de forma sencilla.

Cada actuación será un indicador de seguimiento en la ejecución de un proyecto, o de un servicio de la entidad. Ya que podremos medir con cuántas personas se ha realizado.

Estos indicadores internos pueden venir definidos, p. ej., en los proyectos y subvenciones concedidos, en el manual de gestión de calidad, en los informes de seguimiento y memorias de justificación técnica,...

 

Además, podrás agrupar tus actuaciones por temáticas, haciendo listados (o grupos) de actuaciones de todos los servicios que prestas: p. ej., empleo, acogida, formación,...:

 

 

Las actuaciones se refieren solamente a acciones individuales con los usuarios. Las actuaciones grupales se dan de alta al crear una Acción Grupal.


¿Para qué sirven las actuaciones?

Las principales funciones de las Actuaciones son:

  1. Poder definir que se hace en cada uno de los proyectos que gestionas, ya sean subvenciones, prestaciones o servicios de la casa.
  2. Saber si se están alcanzando los resultados esperados de cada proyecto.
  3. Facilitar informes de seguimiento y estadísticas inmediatas de cada proyecto.
  4. Establecer lo que puede realizar cada profesional (definido por los proyectos que gestionan sus Grupos de Trabajo).
  5. Agilizar y simpificar las intervenciones y el seguimiento realizado con los usuarios

 

Listados de actuaciones

Para facilitar la clasificación y búsqueda de actuaciones, pudes crear varias Listas de Actuaciones y a cada lista añadirle las actuaciones que le pertenezcan.

Por ejemplo, puedes crear una lista de actuaciones relacionadas con la Intermediación Laboral y añadirles las siguientes actuaciones:

  • Realización del currículum del usuario/a
  • Elaboración de un itinerario de inserción laboral con usuario/a
  • Entrega de listados de recursos formativos
  • Asesoramiento laboral indivudualizado
  • ...

Pero también pudes crear otra lista de actuaciones dirigida a un servicio de Apoyo familiar, o a los Recursos de Alojamiento para personas sin hogar, o al Departamento que gestiona proyectos de apoyo a Población Inmigrante, Población Ex-Reclusa, personas con Discapacidad, etc; y dentro de cada listado añadir las actuaciones específicas que le correspondan.

 

Dar de alta un listado de actuaciones

Primero, debeis dar de alta el nombre de una LISTA pulsando en el botón  del Listado de Actuaciones.

 

Después, debes darle un nombre a la lista (p. ej., Intermediación laboral, Atención social,...).

 

Una vez que hayas creado un listado, pulsa el botón  de la lista y añade las actuaciones. Para añadir una actuación hay que escribirla en la casilla y pulsar al botón de    del campo de la Actuación.

 

Puedes crear más listados de actuaciones y en cada uno añadir más ACTUACIONES ESPECÍFICAS. Cuando hayas completado este apartado, tendrás un listado bastante aproximado de las cosas que hacéis en vuestra entidad

 

Dentro de cada Listado podéis añadir todas las actuaciones que queráis (hagáis).

No deis de alta la misma actuación en varias listas, ya que creará una duplicidad que dificultaría el registro de la información y la obtención de estadísticas fiables.

 

Las actuaciones se pueden activar/desactivar, editar y eliminar.

En caso de eliminar una actuación, se perderán todos los datos asociados, por lo que, si existe alguna actuación obsoleta, es MEJOR DESACTIVARLA, para no perder el histórico.

 

Vincular las actuaciones con los proyectos

Una vez que hemos creado las actuaciones o acciones que realizan los profesionales de tu ENTIDAD, ya puedes vincularlas a los proyectos. Para ello, antes tienes que dar de alta un proyecto de tu entidad.

Las actuaciones no tienen por que estar incluidas en ninguna subvención o licitación. También hay actuaciones que se realizan dentro del procedimiento de un área, o para conseguir los objetivos planteados por la entidad.

 

Actuaciones específicas de gestionandote.com

Existen, por defecto, 4 actuaciones específicas de gestionandote.com, que ya están incluidas de forma automatica dentro de la ficha de un proyecto:

  • Insertado en actividad grupal: actuación que habrá que marcar para aquellos proyectos que incluyen cursos o acciones formativas. Al activar esta actuación medirás el nº de personas que participen en los cursos del proyecto.

  • Insertado en Oferta de Empleo, y Candidato en Oferta de Empleo: estas dos actuaciones miden el número de personas que has apuntado a una oferta de empleo o que han conseguido el puesto. Cada vez que registras la demanda de un usuario le asignas a alguno de tus proyectos.

  • Derivaciones: puedes derivar a una persona que necesita algún servicio que no ofrece tu entidad. Deberás derivarla a una entidad externa que preste ese tipo de servicios (Servicios Sociales, Escuela de Formación, ONG...). La derivación se realiza desde el expediente de un usuario.

Crear y gestionar los proyectos de tu entidad

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto está compuesto por un grupo de actuaciones/acciones específicas que nos permitirán alcanzar los objetivos establecidos.

Por EJEMPLO, en un Proyecto de EMPLEO, podeis tener el Objetivo de facilitar un empleo a las personas que atendeis. Y para cumplir este objetivo, habeis decidido realizar las siguientes Actuaciones:

  • Actualizar el C.V.

  • Elaborar un Itinerario de Inserción Laboral Individualizado

  • Derivar a la persona a una oferta de empleo

 

Dar de alta un proyecto

Al dar de alta tu entidad en los primeros pasos ya registraste la Ficha General de un Proyecto .

Pero si quieres modificar algún dato de éste, o dar de alta nuevos proyectos, Ve a Mi Entidad →Configuración→ Proyectos y actuaciones.

 

El panel de configuración de los proyectos y actuaciones tiene el siguiente aspecto:

 

Para añadir otro Proyecto pulsamos en la zona de Proyectos (Derecha) y rellenamos la siguiente ficha:

 

Asignar actuaciones a un proyecto

También debemos marcar las actuaciones que vamos a realizar en el proyecto y los Grupos de Trabajo que lo van a gestionar:

 

 

Existen, por defecto, 4 actuaciones específicas de gestionandote.com, que ya están incluidas de forma automatica:

  • Insertado en actividad grupal: actuación que habrá que marcar para aquellos proyectos que incluyen cursos o acciones formativas. Al activar esta actuación medirás el nº de personas que participen en los cursos del proyecto.

  • Insertado en Oferta de Empleo, y Candidato en Oferta de Empleo: estas dos actuaciones miden el número de personas que has apuntado a una oferta de empleo o que han conseguido el puesto. Cada vez que registras la demanda de un usuario le asignas a alguno de tus proyectos.

  • Derivaciones: puedes derivar a una persona que necesita algún servicio que no ofrece tu entidad. Deberás derivarla a una entidad externa que preste ese tipo de servicios (Servicios Sociales, Escuela de Formación, ONG...). La derivación se realiza desde el expediente de un usuario.

 

Añade resultados esperados a las Actuaciones del Proyecto:

Despues de dar de alta un proyecto, y registrar el nº de actuaciones, puedes asignar un resultado esperado a cada una.

Para dar de alta los resultados esperados de un proyecto, abrimos el proyecto  , pinchamos la pestaña de Resultados Esperados y añadimos a cada actuación los resultados que queremos obtener.

Los resultados esperados te permitirán comparar el estado de cada proyecto con los objetivos establecidos. Podrás obtener informes de seguimiento y memorias en un solo instante.

EJEMPLO: En un Proyecto de Empleo, podemos decir que vamos a atender a 100 personas, de estas, todas recibirán orientación, 80 actualizarán su CV, 60 asistirán a talleres BAE, 40 serán derivadas a ofertas de empleo y 20 conseguirán trabajo,...

 

Estadísticas e informes de un proyecto

Anteriormente digimos que una de las utilidades dar de alta los proyectos que gestiona tu entidad, es que, posteriormente, la aplicación te devuelve la estadística e informes de seguimiento de dichos proyectos.

Estadísticas

Uno de los mayores fuertes de Gestionandote, son las estadísticas. Incluyen una gran cantidad de filtros y criterios de búsqueda. Facilitan el trabajo a la hora de hacer las memorias. A continuación te explicamos cómo sacarle el máximo partido.

Podrás sacar las siguientes estadísticas:

  1. Generales (o "encuentra-todo"): puedes obtener perfiles estadísticos de las personas que han sido atendidas por: Grupos de Trabajo, Sede, Proyectos y/o Actuaciones
  2. Laboral: te muestra la situación laboral de las personas que han estado en procesos de intermediación laboral, los puestos de trabajo y el tipo de ofertas gestionadas,...
  3. Archivo XML del SEPE: te da el XML que las Agencias de Colocación tienen que enviar al Servicio de Empleo Público mensualmente.
  4. Proyectos: obtén informes estadísticos de los proyectos y subvenciones que gestionas: indicadores y resultados esperados, necesidades e intervenciones abiertas, actuaciones realizadas, seguimiento de tus profesionales, de usuarios en recursos de alojamiento, en actividades formativas y procesos de intermediación laboral.
  5. Entidades: completa la información con datos sobre las entidades colaboradoras (nuevas y que ofrecen ofertas de empleo).
  6. Usuarios: información global de todos los usuarios registrados: nuevos, con actuaciones y en itinerarios laborales.
  7. Citas: Consultar las citas dadas.

Pinchando en Mi Entidad -- Estadísticas accedemos a cada una de ellas:

 

Estadísticas generales, desde aquí podremos encontrar todo lo que necesitemos, el número de usuarios atendidos, el sexo, las actuaciones realizadas, los profesionales...

Las estadísticas generales son como un buscador que encuentra lo que necesitas. puedes obtener perfiles estadísticos de las personas que han sido atendidas por: Grupos de Trabajo, Sede, Proyectos y/o Actuaciones.

          Y además podemos usar numerosos filtros:

Su cualidad principal es que nos permite sacar las memorias generales, mensuales, etc. Agrupándolas por proyectos, por ejemplo.




Estadísticas laborales, muestran la situación laboral de las personas que han estado en procesos de intermediación laboral, los puestos de trabajo y el tipo de ofertas gestionadas.
Podemos buscar por varios criterios y dentro de ellos desglosa por distintos criterios como género, nacionalidad, etc.

XML, nos permite sacar el fichero compatible con la web del SEPE. Podemos sacar el fichero mensual o anual. Para así cumplir con los requisitos de la administración. 


Además, dispone de un comprobador de errores, para que al subir el fichero al ministerio no te de ningún error.

 

 

 

 

 

Estadísticas de proyectos, podemos extraer los datos que necesitemos, filtrando por cada uno de nuestros proyectos.

 

Podemos sacar, por ejemplo, un listado de las actuaciones realizadas con los usuarios. Estas estadísticas facilitan enormemente la laboriosa tarea de efectuar memorias anuales.

 

Y como en el resto de estadísticas, disponemos de distintos criterios para poder filtrar. De esta manera, sacar un listado con lo que nos interesa exactamente, desechando la información que no necesitamos que aparezca en ese informe.

 

Estadísticas Entidades, a través de esta opción podemos busar las entidades que ofertan los puestos de trabajo, filtrando por multitud de criterios.

 

Desde aqui, podrás filtrar por fecha y seleccionar los criterios que necesites. Desde sacar un listado de Nuevas Entidades y Entidades que crean oferta de empleo, para después filtrar por distintos campos: Municipios, provincias, sector, actividades...



Estadísticas Usuarios, al igual que como con las Entidades, podemos sacar listados de usuarios por múltiples criterios. Por ejemplo puedes filtrarlas por tipos de entidad para separar las empresas de otros recursos de la zona.

 

 

 

 

Estadísticas de citas, podrás sacar las estadísticas de las citas dadas, por distintos criterios: tipo de cita, profesional que la dió, estado...

 

 

 

Configura los datos de tu profesional

Por que las necesidades de cada profesional van cambiando, gestionandote.com permite modificar a cada profesional sus datos. De esta forma agiliza las tarreas, ya que no depende del administrador de la herramienta. Para modificar tus datos, sigue los pasos que se detallan a continuación:

 Puedes modificar tus credenciales.

 

Modificar tu horario de citas, en cada una de las sedes en las que estés dado de alta.

 

 

Puedes modificar tus horarios de cada día de la semana.