Nuevo aliado para las entidades formativas que quieran ser agencia de colocación

 

                                                                

Aifos distribuirá, desde septiembre, la aplicación informática gestionandote.com a las entidades formativas que quieran ser agencia de colocación.

 

El acuerdo será válido para toda España, aunque tendrá más intensidad en la Comunidad de Madrid, donde Aifos tiene su sede central.

El acuerdo se tomó el pasado 23 de Agosto, y está enmarcado en la política de expansión que está llevando Mundiverso para tener presencia en todas las regiones de España.

También refuerza la posición de Aifos en su apuesta por la innovación y la mejora de los procesos formativos basados en el uso de soluciones informáticas e impulsa la adaptación de gestionandote.com al sistema de cualificaciones profesionales y su integración con el CNO establecido por el SEPE.

 

  Aifos es una asociación cuyo objetivo principal es acercar la formación profesional a todos los colectivos, y acercar a las empresas  procesos de innovación en el ámbito de la formación profesional y cualificaciones profesionales.
  Mundiverso es una entidad que promueve la adaptación del software a las necesidades del tercer sector. Han creado gestionandote.com una herramienta configurable a cualquier entidad que trabaja con personas.

 

Menú lateral de usuarios

Menú lateral de usuarios

Al acceder a la ficha del usuario nos aparece un menú lateral, a través del cual podemos acceder a distintas funcionalidades de la herramienta.

Podemos ver, los avisos, las notas, los sms, los email, citas internas y derivaciones externas... Y como siempre podemos añadir pulsando la tecla  .

Filtros de búsqueda de usuarios

 

Listados de usuarios

 

Los filtros de búsqueda de usuarios se aplican en los listados de gestionandonte.com para obtener usuarios que cumplan con aquellos requisitos que seleccioneis. Además, pinchando sobre el número que aparece entre paréntesis, aparecerán todos los usuarios que cumplan ese filtro en concreto.

 

Los filtros o criterios de búsqueda están ubicados en el Lateral Izquierdo de los siguientes listados:

  1. Listado de usuarios
  2. Busqueda de usuarios desde una oferta de empleo
  3. Busqueda de usuarios desde una oferta de formación

 

  • Listado de usuarios

Al acceder al listado de usuarios, te mostrará los 50 primeros registros del total. Para buscar aquellos que cumplan con tus criterios, deberás utilizar los filtros de la barra lateral.

 

  • Búsqueda de usuarios de una oferta de empleo

Cuando estés dentro de una oferta de empleo y pulses la pestaña obtendrás un listado de candidatos que coincidan con TODOS los criterios que hayas registrado.

 

  • Búsqueda de usuarios de una oferta de formación

Al igual que en la oferta de empleo, cuando estés dentro de la convocatoria de un curso de formación, pulsa la pestaña y tendrás un listado de candidatos que coincidan con TODOS los criterios que hayas registrado.

 

Búsqueda manual de candidatos: uso de los filtros de búsqueda

 

Cuando eliges algún criterio de búsqueda en la barra lateral, verás que aparecen "entre paréntesis" el nº de personas coincidentes con los criterios seleccionados.

En ocasiones, podrás tener personas que coinciden con cada uno de los criterios de forma aislada, sin embargo, en el listado no te muestra ningún candidato. Esto se debe a que, para que aparezca algún candidato, tiene que cumplir con todos los filtros seleccionados a la vez.

Si te ocurre esto, relaja la búsqueda desmarcando los criterios que menos coincidencias tengan. O pincha en el número para ver el listado de usuarios que coincidan con ese criterio en concreto.

 

Puedes aplicar más de 40 filtros de búsqueda para preseleccionar candidatos para una oferta. Estos filtros están divididos por temáticas:

 

  • Datos personales: Nombre, Apellidos, Dni, tlf, email, Dirección, Provincia, Poblacion, CP, Nacionalidad, Sexo

 

 

 

  • Fechas: encuantra usuarios por su fecha de alta y por su fecha de realización de la demanda laboral:

 

  • Edad:

 

  • Localidad y disponibilidad geográfica:

 

  • Laboral: 

 

    • Cobrando prestaciones y categoría profesional,

 

    • Experiencia laboral:

 

    • Información sobre la demanda:

 

    • Tipo de jornada, Puesto (o CNO) solicitado:  

 

 

    • Con o sin demanda laboral activa:

 

  • Carnets profesionales

 

  • Formación:

 

    • Cursos realizados y nivel de estudios

 

    • Cursos demandados y programas informáticos

 

  • Vehículos y tipos de carnets:

 

  • Idiomas y nivel

 

En todos los filtros nos aparecerá entre paréntesis el número de usuarios coincidentes con ese criterio, para poder ver dichos usuarios podemos pinchar en el número y los visualizamos.

 

La aplicación permite filtrar por actuaciones realizadas a usuarios.

Derivar a una Entidad externa

Derivar a una Entidad externa

La herramienta nos brinda la opción de derivar a usuarios a una entidad externa. Esto nos resultará útil si, por ejemplo, atendemos a algún usuario con necesidades adicionales que no podemos cubrir en nuestra organización, pero conocemos otras Entidades que sí podrían.

 

Un ejemplo de para qué sirve la derivación, sería cuando un usuario que busca trabajo, tiene una carencia para cubrir sus necesidades básicas y, por ejemplo, "no puede pagar el alquiler de su vivienda".

Si tu entidad no puede ayudarle en este sentido, lo que haríais sería derivarlo a otra Entidad que sí que pueda y registrarlo en la aplicación.

 

Las derivaciones se registran de la siguiente manera:

  1. Para realizar una derivación, antes tenemos que haber abierto una intervención marcando las necesidades que la persona no puede cubrir por si misma.
  2. Luego, entramos en la ficha del usuario y abrimos una derivaciónpulsando la tecla + en Derivaciones, tal como muestra la imagen.

  3. Rellenamos los datos de la ficha de derivación, seleccionando qué intervención ha motivado la misma.

 

De esta manera se nos quedarán grabadas las derivaciones, y podremos anotar el segumiento y verlas todas de un sólo vistazo, para no olvidarnos de ninguna.

 

Para realizar una derivación a otra entidad, debes asegurarte que esta entidad ha sido dada de alta previamente (ver cómo dar de alta una entidad).

Pestaña de Discapacidad (módulo de pago)

 

Las entidades que trabajan con personas con discapacidad, pueden contratar la pestaña de discapacidad que recoge, con gran detalle todas sus características.

Una vez que esté activa, aparecerá esta pestaña en el expediente de los usuarios:

 

Se incluyen seis sub-pestañas en la que podrás reflejar la siguiente información:

 

  • Datos básicos (pestaña editar):

 

  • Movilidad:

 

  • Autonomía personal:

 

  • Capacidades físicas:

 

  • Dependencias:

 

  • Certificados:

 

En la pantalla principal "Mi menú" a la derecha podremos ver en alertas de usuarios si a algún usuario de nuestra base de datos le va a caducar la discapacidad temporal.

Pinchando en "ver usuarios" nos muestra la lista de usuarios a los que le caduca el documento.

Ver el expediente de un Usuario

 

El expediente de un usuario tiene 3 partes bien diferenciadas:

La információn básica del los usuarios:

Se refiere a la información sobre los siguientes ámbitos:

 

Las intervenciones (y actuaciones) realizadas con los usuarios

Generalmente, en la entrevista de valoración, te trasladará (o detectarás) sus necesidades. Abre una intervención cuando vayas a realizar alguna actuación/acción con un usuario de cara a dar servicio a estas demandas.

 

Barra Lateral del Usuario

 

La aplicación tiene unas funcionalidades complementarias que se adapta a todo lo que haces con lo usuarios:

  • Añadir una Nota (o Post-it): que sólo podrás ver tú y aparecerá en MI MENÚ cada vez que entres en la aplicación.

 

  • Enviar Email o SMS: puedes enviar un email o SMS directo al usuario. Se quedarán registrados en su expediente para que no lo olvides.

 

 

  • Mapa de residencia:

Dar de alta a un Nuevo Usuario

 

Cuando compruebas que un usuario no tiene expediente en la Base de Datos, deberás dar de alta un nuevo usuario. Lo puedes hacer de dos maneras:

  • Desde MI MENÚ: pulsa en la barra del usuario

 

  • Desde el menú superior de USUARIOS: pulsa Nuevo Usuario

 

3 pasos para crear un expediente:

 

  • 1er Paso: Comprobar que no está duplicado

 

Debes rellenar unos datos básicos, para que la aplicación compruebe que no existe ese usuario.

 


 

 

 


      

                  


  • 2º Paso: Rellenar la ficha del usuario: 

 

En el segundo paso puedes introducir el resto de información básica del usuario.

Derivaciones y tipo de residencia

Podemos especificar si el usuario viene derivado de otra Entidad. También permite introducir el tipo de alojamiento y si está empadronado o no.

 

Información sobre la unidad familiar, nivel de estudios, carnéts de conducir, discapacidad:

Dirección:

Introducir su dirección postal, en caso de no tenerla, o de que el usuario no disponga de domicilio, podemos marcar la opción "no sabes la dirección", para que, de esta forma, no nos obligue a introducirla.


Y sus datos de contacto:


  • 3er Paso: Comprobar si existen otros miembros de la unidad familiar:

 

Cuando rellenas la ficha del usuario, antes de pasarte al su expediente, la aplicación comprueba si existen otras personas viviendo en la misma unidad familiar. Te avisará si alguien vive en el mismo nº portal.

En caso que compartan el domicilio selecciona la relación que existe entre ambas

Y marca "Añadir a Unidad Familiar"

Pero si no viven juntos, marca "Crear Unidad Familiar" y cada uno tendrá su propio expediente familiar.

 

 

Modificar la información del usuario

 

Cuando completes estos pasos, la herramienta te llevará al expediente de ese usuario. Una vez allí, si quieres modificar o añadir algún dato más, pulsa la pestaña  .

 

Si lo que quieres modificar es algún dato sobre la Unidad Familiar, pulsa la pestaña unidad familiar . Y si lo que quieres es añadir algún dato de contacto, pulsa la pestaña Contactos.

 

 

 

 

Buscar usuarios en la base de datos

 

Hay 2 formas de comprobar si un usuario tiene expediente en la base de datos:

 

Desde MI MENÚ:

En el panel central de Mi Menú se encuentra la barra de Listado de Usuarios. Escribe algún dato del usuario y pulsa . La aplicación te mostrará todos los usuarios que tienen alguna coincidencia en los siguientes apartados:

  • Nombre,
  • Apellidos,
  • Dni,
  • Telefono,
  • Email,
  • Dirección,
  • Provincia,
  • Poblacion,
  • CP.

No es necesario que escribas el nombre completo, con que escribas sólo algunos caracteres, gestionandote.com lo buscará en cualquier parte del texto de los anteriores apartados. (Por ejemplo, si escribes 28 en la barra de búsqueda, la aplicación te mostrará todos los usuarios que tengan "28" en su C.P., en su nº de teléfono, nº de DNI, etc.).

 

Desde el MENÚ DE USUARIOS:

Desde el listado de usuarios podemos acceder a multitud de datos de los usuarios, sin salir de esta pantalla.

Ve al menú USUARIOS->LISTADO. Introduce los datos del usuario y pulsa buscar.

Podemos ordenar la lista de usuarios por distintos criterios, Enviar sms y mails, exportar datos a excel, ver su ficha, etc.

 

 

Pinchando en INFO, podemos acceder a la información almacenada del usuario, teéfonos, emails, así como a los informes guardados...

 

 

Además, desde este menú, podrás buscar usuarios por múltiples criterios y filtros.

 

 

¿Cómo dar de alta el CV de un candidato?

 

Si registramos la información relacionada con lo formativo y lo laboral, podremos obtener el CV de los usuarios. Para ello, tendrás que seguir tres pasos:

 

Da de alta un usuario

Rellena la ficha del nuevo usuario con los datos de contacto para que aparezcan en el CV.

 

Registra la experiencia del usuario

Al registrar la experiencia puedes indicar las funciones que ha realizado en cada trabajo en la casilla de observaciones. Esta información aparecerá en el CV y el usuario podrá ser localizado desde los filtros de búsqueda.

 

Registra la formación del usuario

Al rellenar los campos de la pestaña de Puedes dar de alta la formación reglada y todos los cursos complementarios.

 

 

También puedes anotar los idiomas, los programas informáticos y los carnets y certificados

 

 Finalmente, podrás sacar su C.V en pdf o en doc.

Autorización LOPD (con firma digitalizada o en papel)

 

La aplicación te facilita el informe de LOPD que deben firmar tus usuarios para que puedas recoger su información personal y usarla con el objetivo de gestionar los acuerdos establecidos en las entrevistas. 

 

Configuar la Cláusula LOPD

Antes de nada, deberás de comprobar que están metida la CLAUSULA LOPD que deben firmar tus usuarios. Para ello, ve a MI ENTIDAD->CONFIGURACIÓN->DATOS GENERALES y pulsa .

 

Cuando se abra el formulario, rellena el apartado de CUMPLIMIENTO LOPD con la cláusula que quieras que firmen tus usuarios:

 

Informe LOPD en papel

 

Entra en el expediente de un usuario, comprueba que todos sus datos están completos, pulsa la pestaña Acciones y luego el botón Informe de Privacidad.

Se descargará un documento de PDF con los datos del usuario y la cláusula LOPD. Imprime esta hoja y dásela a firmar al usuario.

 

LOPD con firma digitalizada*:

 

Para cumplir con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal, las personas que atendéis  podrán firmaros la autorización de forma digitalizada con el ratón o un "tablet" (como el del Mercadona).

 

Así conseguiréis reducir la carga en papel de vuestros archivos y simplificar el trámite.

(*Esta función se puede disfrutar si se ha contratado el módulo foto/firma)