Proyectos y actuaciones (General)

¿Qué son las actuaciones?

Las actuaciones son todas las acciones que realiza "tu entidad". En gestionandote.com podrás dar de alta todo lo que haces, de forma sencilla.

Las actuaciones que realizáis son indicadores de vuestra entidad que pueden venir definidos, p. ej., en vuestros proyectos y subvenciones, en el manual de gestión de calidad, en los informes de seguimiento y memorias de justificación técnica,...

 

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto está compuesto por un grupo de actuaciones/acciones específicas que nos permitirán alcanzar los objetivos establecidos.

Por EJEMPLO, en un Proyecto de EMPLEO, podeis tener el Objetivo de facilitar un empleo a las personas que atendeis. Y para cumplir este objetivo, habeis decidido realizar las siguientes Actuaciones:

  • Actualizar el C.V.

  • Elaborar un Itinerario de Inserción Laboral Individualizado

  • Derivar a la persona a una oferta de empleo

 

Dar de alta mis proyectos y actuaciones

Para dar de alta un proyecto o las actuaciones, ve a Mi entidad -> Configuración -> Proyectos y actuaciones

 

El panel de configuración de los proyectos y actuaciones

 

 

Configurar grupos de trabajo

¿Qué es un Grupos de Trabajo?

Si cada entidad tiene una estructura funcional y está dividida en ÁREAS, ¿no deberían tenerla también las herramientas informáticas que gestionan entidades?

Nosotros hemos llamado a las Áreas: GRUPOS DE TRABAJO.

 

¿Para qué sirven los Grupos de Trabajo?

Tiene CUATRO utilidades fundamentales:

  1. Organizar funcionalmente de tu entidad (Profesionales y Proyectos):
    1. Un grupo de trabajo (o área) suele gestionar una serie de PROYECTOS, subvenciones,... relacionados con su actividad (p. ej., el área de empleo puede tener vinculados los proyectos: agencia de colocación, antiguas OPEA, proyectos europeos deempleo, etc.)
    2. Además, un Grupo de Trabajo está compuesto por PROFESIONALES, que son los encargados de ejecutar los Proyectos de su área.
  2. Obtener informes de seguimiento y estadísticas: de las distintas áreas de tu entidad (laboral, formación, jurídico, voluntariado, alojamientos,...). 
  3. Controlar el acceso a la información de los usuarios atendidos: sólo los profesionales de tu Grupo podrán ver los seguimientos y actuaciones que hayas realizados con los usuarios.
  4. Facilitar las intervenciones de los profesionales: ya que, al atender a un usuario, un profesional sólo podrá marcar  las actuaciones de su grupo de trabajo (porque los profesionales y los proyectos están unidos a través de los grupos de trabajo a las actuaciones).

 

Configurar grupos de trabajo

Cuando te diste de alta en gestionandote.com ya creaste un Grupo de Trabajo en los primeros pasos de la configuración inicial.

Si quieres modificar algún dato de éste, o dar de alta nuevos grupos... Ve a Mi Entidad →Configuración→ Grupos de Trabajo.

 

Para añadir otro Grupo de Trabajo, pulsa , y para modificar uno existente, pulsa   y dale un Nombre y una Descripción y pulsa Añadir.

 

Un Grupo de Trabajo está compuesto por profesionales y proyectos. Para asignarlos, pulsa el botón y asigna los valores correspondientes:


 

 

 

Configuración y alta de nuevos profesionales de "Mi Entidad"

Configuración de los profesionales

Al darte de alta en gestionandote.com también registraste los datos de acceso para un profesional de tu entidad. Pero si quieres dar de alta nuevas licencias para otros profesionales (o modificar algún dato de los ya creados), ve a Mi Entidad →Configuración→ Profesionales

 

Para añadir uno nuevo pulsa  y añade los datos que te solicita:

 

Datos básicos del profesional:

  • Introduce el Username: es preferible hacerlo sin espacios. Será la identificación del profesional para acceder a su sesión.
  • Email: la aplicación permite enviar emails, pero, para ello, antes es necesario que cada profesional tenga su email registrado. Los profesionales deben tener un email distinto.
  • Contraseña: La contraseña debe ser alfanumérica, con un mínimo de 8 caracteres.

 

Sedes:

Se debe definir las sedes en las que va a actuar el profesional.

Por seguridad, la aplicación no permite que un profesional pueda ver los usuarios registrados en las sedes en la que no está dado de alta.

 

Grupos de trabajo:

Añade cada profesional a los Grupos de Trabajo a los que pertenece (está relacionado con los proyectos que va a realizar cada uno)

 

Reglas del profesional (o niveles de seguridad):

Gestionandote.com permite, por motivos de seguridad, asignar a cada profesional distintas reglas de acceso a la información. Así, cada profesional tiene acceso a la información que se le ha autorizado a ver, ya que cada regla de acceso permiten que cada profesional pueda hacer sólo determinadas funciones.

 

  • La regla ADMINISTRADOR te permite configurar la herramienta, dar de alta centros, profesionales, grupos de trabajo, proyectos, crear pestañas y modificar valores de los campos.

  • La regla ESCRITURA te permite grabar la información relacionada con los usuarios atendidos.

  • La regla CITAS te permite acceder a las agendas del resto de profesionales, para dar nuevas citas y cancelar citas dadas.

  • Con la regla ESTADÍSTICAS puedes obtener informes estadísticos de los usuarios, los proyectos, las entidades, los profesionales,.... Y generar el archivo XML que hay que enviar al SEPE como Agencia de Colocación.

  • Con la regla PRESUPUESTOS puedes acceder al módulo de presupuestos.

  • La regla BORRAR USUARIOS: permite al profesional borrar cualquier usuario.

Los cambios en las REGLAS de un profesional tardarán unas horas en surtir efecto.

 

Modificar la configuración de profesional

  • Para modificar la configuración del NOMBRE DE USUARIO, EMAIL, CONTRASEÑA, SEDES a las que está vinculado un profesional, pulsa editar , cambia la información y pulsa Modificar Profesional.

 

  • Para modificar los GRUPOS DE TRABAJO o las REGLAS del profesional, pulsa , realiza los cambios y pulsa Modificar Profesional.

Configuración de las sedes

 

 

 

Al dar de alta tu entidad en los primeros pasos ya registraste una sede. Pero si quieres modificar algún dato, o dar de alta nuevas sedes... Ve a Mi Entidad → Configuración → Sedes

 

 

Modificar una sede ya creada 

Para modificar pulsa editar   y actualiza los datos de la sede:

 

 

 

Añade más sedes a tu organización

Para añadir una nueva pulsa + y rellena los datos de la ficha. Para finalizar pulsa el botón de modificar.

 

 

Añadir días festivos al calendario

Si lo que quieres es añadir festivos al Calendario, para que no se den citas esos días, pulsa el botón  de la Sede, elige una fecha señalada, asígnale un nombre al festivo y pulsa

 

En caso de que tengas varias sedes, una vez que tienes configurados los días festivos en uno de tus centros, podrás pasarlos al resto de las Sedes automáticamente. Para ello, abre una sede en la que no hayamos añadido ningún día festivo, pulsa la pestaña Copiar Calendario.

 

Elige la Sede con el Calendario de Fiestas completo, elige el año a copiar y pulsa el Botón Copiar Calendario:

 

 

Los usuarios dados de alta en una sede no podrán ser vistos por los de otra, para ello, el profesional deberá estar dado de alta en ambas sedes y pasar de una a otra.

Configuración de Mi Entidad

COMO CONFIGURAR MI ENTIDAD

Gestionandote.com es una herramienta que se adapta a tu entidad. Podrás configurar: Datos generales, Sedes, Profesionales, Grupos de trabajo,...

Todo lo que necesites configurar lo encontrarás en el menú de Mi Entidad:

 

Configuración de los Datos Generales de "Mi Entidad"

Lo primero que debes configurar, son los datos generales de tu entidad, para ello pasamos el ratón por el menú de Mi Entidad → Configuración, y pulsamos en 

 

Subir tu Logo

Desde aquí, podrás subir el logo de tu entidad. La imagen deberá estar en formato .JPG y pesar un máximo de 1 Mb. Para subir el logo, pulsa en Cambiar Imagen, y después busca el archivo en tus carpetas:

                                          

 

Datos identificativos de "Mi Entidad"

También puedes incluir unos datos identificativos:

  • Nombre de la Entidad,
  • CIF,
  • Persona de contacto

 

Incluir textos que aparecerán en informes o ficheros:

  • Texto que deben firmar las personas que atendéis autorizándoos a utilizar sus datos, según lo establecido por la L.O.P.D.
  • Código de Agencia de Colocación, para que aparezca en el archivo que envías al SEPE todos los meses, en formato XML.

 

Otros parámetros de configuración:

  • Activar el RSS o XML: para que las ofertas que tengas aparezcan en tu página web (pregúntanos cómo hacerlo), con este sistema podrás publicarlo en redes sociales. Para activarlo, deberás añadir en este apartado una Contraseña y compartirla con las personas encargadas de gestionar la página web y redes sociales de tu entidad.
  • Duración de caducidad de la demanda laboral: por defecto dura 6 meses la demanda laboral de un usuario/a. Si no se le apunta a otra oferta o no se hace nada con esta persona, su demanda caducará a los 6 meses.

 

 

Primeros pasos (II): Configuración inicial

 

1ª configuración

 Antes de acceder a tu sesión, tendrás que dar de alta la estructura de tu entidad:

 

  • Crear una sede de tu entidad:

El primer paso es configurar una sede de tu entidad. Una vez realizada la configuración inicial, podrás dar de alta más sedes.

 

    Los profesionales que estén asignados a una sede, no pueden ver otros usuarios dados de alta en otra sede.

 

  

Los grupos de trabajo están compuestos por aquellos profesionales de una entidad que gestionan proyectos de un mismo área (p. ej.: Empleo, Formación, Juridico, Apoyo psicológico,...).

También sirven para poder obtener estadísticas por separado de cada uno de ellos.

Además, un profesional de un grupo de trabajo no puede ver los datos de las intervenciones de otro grupo de trabajo.

 

  • Crear un proyecto de ese grupo de trabajo:

Tenemos que rellenar la ficha del proyecto, tal y como se muestra en el siguiente gráfico:

 

Un grupo de trabajo puede gestionar uno o más proyectos (p. ej., en el grupo de trabajo de empleo, podemos tener proyectos opea, la agencia de colocación, subvenciones estatales, regionales, locales,...), prestaciones de servicio,...

Luego podremos obtener estadísticas de cada proyecto por separado.

Cada proyecto puede tener sus propias actuaciones, sus resultados esperados, sus indicadores, estadísticas, informes...


Los datos introducidos se podrán modificar en cualquier momento. Aunque lo explicamos más adelante, podemos editar un proyecto desde el menú de mi entidad en configuración de proyectos y actuaciones:

  

Una vez que se ha configurado un proyecto, accedemos al panel de control o  , desde el cual comenzaremos a configurar la herramienta para adaptarla a las necesidades de tu entidad.

  

Primeros pasos (I): alta y acceso a la cuenta

 

Crear una cuenta para toda la vida:

Para dar de alta una cuenta gratuita para toda la vida, escribe en la barra de direcciones gestionandote.com y pulsa:


 A continuación, rellena el siguiente formulario:

 

Tras enviar el formulario, podrás acceder a tu cuenta gratuita, volviendo a introducir tus datos de usuario y aceptando los términos de uso:

 

 

Además, recibirás un email en tu cuenta de correo electrónico recordándote las claves de acceso a gestionandote.com


Si ya tienes cuenta...

Para acceder, en caso de que ya tengas cuenta, pulsa el botón INICIAR SESIÓN

 

Introduce las claves facilitadas: ORGANIZACIÓN, PROFESIONAL, CONTRASEÑA

Tu agencia de colocación en Internet

Este módulo te ayudará a sobrellevar estos tiempos que vivimos: de pocos recursos y mucho trabajo. Ya que, cualquier persona, se podrá apuntar, desde Internet, a tu entidad o a las ofertas de empleo que publiques. Pudiendo importar su información de contacto y los datos de su currículum a tú Base de Datos. Así no tendrás que dedicar la mayor parte de tu jornada al registro de información, y dispondrás de más tiempo para realizar otras tareas de valor.

Regálatelo y contarás con tu propia microsite (ver publicación) donde se publicarán todas las ofertas de empleo que quieras compartir con los demás.

AVISOS EN MI MENÚ:

Una vez que tengas activado este servicio, podrás visualizar, desde Mi Menú, los nuevos inscritos en tu agencia o en las ofertas de empleo que hayas publicado. Pero también podrás ver cuántos mensajes tienes sin leer, de los usuarios/as inscritos:

IMPORTAR DEMANDANTES:

Como gestionandote.com permite que una persona te pueda envíar sus datos cada vez que se apunta a una oferta que publique tu Agencia, al importar cualquier demandante que se haya apuntado a tu Base de Datos, la herramienta detectará (por el DNI) si ya está dado de alta en tu aplicación y te permitirá unificar la información, o bien, crear un nuevo expediente en caso de que no sea la misma persona.

Al importar, en caso de que decidas unificar la información en un sólo expediente, la herramienta te deja dos opciones:

  1. No importar datos: te junta los expedientes, pero se queda con la información del expediente del usuario que ya tienes registrada en tu base de datos.
  2. Sobreescribir  (IMPORTANTE): coge todos los datos que el demandante haya metido en las pestañas de Editar (datos básicos del usuario), Unidad familiar, Contactos, Laboral y Formativo, y las sobreescribe sobre la información que hayas registrado en tu aplicación.

Cuando importas un usuario, la aplicación te dejará ir a su expediente:

 

Bloquear - No importar, que diferencias hay:

Estamos convencidos de que no siempre vais a estar interesados en importar la información que os envíe los demandantes. En este caso tenéis dos opciones:

  1. Podeis bloquearle, si no queréis que se vuelva a apuntar a ninguna oferta más.
  2. Podéis no importar sus datos, para una oferta concreta, pero el usuario podrá apuntarse en el futuro a nuevas ofertas

Pero no os preocupeis porque, aunque les hayáis bloqueado, siempre podréis dar marcha atrás y desbloquearles.

Respuestas de los demandantes:

Este módulo también permite establecer una comunicación con el demandante, así podrás enviar información al demandante y ver sus respuestas. Cuando leas todos las contestaciones que tienes, puedes Marcarlas como ya leídas, de esta manera se te quitará el aviso de "Mi menú" 

Listados y filtros

Este módulo te permite obtener un listado de las personas que se han inscrito desde Internet a tu aplicación. Pero, como algunos estarán pendientos de importar, otros bloqueados, o te han enviado mensajes,... para que puedas filtrarles en función de su estado, te añadimos unos criterios de búsqueda

 

La apariencia del portal de empleo se puede personalizar para adaptarlo a los gustos y necesidades de todas las entidades.

 

LOS DEMANDANTES YA PUEDEN DARSE DE ALTA DESDE INTERNET

 DEMANDANTES: Cómo darse de alta en tu agencia de colocación

 

  • ACCESO A LA AGENCIA DE COLOCACIÓN:

Cualquier persona que se quiera inscribir a en una Agencia de Colocación, debe hacerlo desde la  microsite de dicha entidad. La microsite es un espacio personalizado para cada Agencia con información de sus ofertas de empleo:

    • gestionandote.com/agencia/nombredetuagencia

 

 

Una vez que un/a demandante accede a la Agencia de Colocación, podrá apuntarse a una oferta de empleo, o bien enviar su CV a la agencia directamente:

 

  • CREAR UNA CUENTA Y ACCEDER AL PANEL DEL DEMANDANTE:

Para darse de alta como DEMANDANTE en la aplicación, pulsar Registrarse y rellenar los siguientes datos:



 

Para acceder al servicio una vez creada la cuenta pincha Iniciar Sesión y rellena los campos de acceso. Pero, en caso de que no te acuerdes de la contraseña, la aplicación te enviará un email para crear una nueva.

 

  • Cuando accedes por primera vez, un asistente te guiará en el proceso.

 

 

 

 Pasando por unos sencillos pasos irás cumplimentando tu curriculum, y el asistente te irá indicando el porcentaje que llevas rellenado.

 

 

 

 

 

 

 

 

Cuando finalizas los pasos, te avisa de que tu CV ya cumple con los datos básicos.

 

  • PANEL PRINCIPAL DEL DEMANDANTE

Cuando un/a demandante accede a su Panel Principal, va a poder introducir sus datos personales, de contacto, formativos y laborales para elaborar su CV. Además, cuando haya registrado todo podrá descargarse su CV en formato PDF.

Por último, podrá Buscar Ofertas de Empleo, y ver la respuesta de la Agencia de Colocación.

El SMS y las personas sin email

Hay usuarios que no disponen de correo electrónico, puede que ni tengan acceso a Internet, para ello podemos comunicarnos con ellos a través de los SMS.

 

Tienes la posibilidad de enviar SMS directamente desde gestionandote.com. Para ello, tienes dos paquetes disponibles (IVA no incluido):

  • 1000 SMS por 10 euros (1 cent. / SMS)
  • 5000 SMS por 47,50 euros (0,95 cent. / SMS)

Podrás editar el destinatario y elegir el nº de teléfono del usuario/a al que se lo quieres enviar.