Definir las actuaciones que realiza tu entidad

¿Qué son las actuaciones?

 

Las actuaciones son todas las acciones que realiza "tu entidad". Por ejemplo:

  • Asesoramiento a emprendedores
  • Valoración social de personas sin hogar
  • Orientación a personas con discapacidad
  • Intermediación laboral
  • Contacto con empresas
  • Aplicar tratamiento a enfermo/a
  • Inscripción a un curso de formación
  • ...

En gestionandote.com podrás dar de alta todo lo que haces, de forma sencilla.

Cada actuación será un indicador de seguimiento en la ejecución de un proyecto, o de un servicio de la entidad. Ya que podremos medir con cuántas personas se ha realizado.

Estos indicadores internos pueden venir definidos, p. ej., en los proyectos y subvenciones concedidos, en el manual de gestión de calidad, en los informes de seguimiento y memorias de justificación técnica,...

 

Además, podrás agrupar tus actuaciones por temáticas, haciendo listados (o grupos) de actuaciones de todos los servicios que prestas: p. ej., empleo, acogida, formación,...:

 

 

Las actuaciones se refieren solamente a acciones individuales con los usuarios. Las actuaciones grupales se dan de alta al crear una Acción Grupal.


¿Para qué sirven las actuaciones?

Las principales funciones de las Actuaciones son:

  1. Poder definir que se hace en cada uno de los proyectos que gestionas, ya sean subvenciones, prestaciones o servicios de la casa.
  2. Saber si se están alcanzando los resultados esperados de cada proyecto.
  3. Facilitar informes de seguimiento y estadísticas inmediatas de cada proyecto.
  4. Establecer lo que puede realizar cada profesional (definido por los proyectos que gestionan sus Grupos de Trabajo).
  5. Agilizar y simpificar las intervenciones y el seguimiento realizado con los usuarios

 

Listados de actuaciones

Para facilitar la clasificación y búsqueda de actuaciones, pudes crear varias Listas de Actuaciones y a cada lista añadirle las actuaciones que le pertenezcan.

Por ejemplo, puedes crear una lista de actuaciones relacionadas con la Intermediación Laboral y añadirles las siguientes actuaciones:

  • Realización del currículum del usuario/a
  • Elaboración de un itinerario de inserción laboral con usuario/a
  • Entrega de listados de recursos formativos
  • Asesoramiento laboral indivudualizado
  • ...

Pero también pudes crear otra lista de actuaciones dirigida a un servicio de Apoyo familiar, o a los Recursos de Alojamiento para personas sin hogar, o al Departamento que gestiona proyectos de apoyo a Población Inmigrante, Población Ex-Reclusa, personas con Discapacidad, etc; y dentro de cada listado añadir las actuaciones específicas que le correspondan.

 

Dar de alta un listado de actuaciones

Primero, debeis dar de alta el nombre de una LISTA pulsando en el botón  del Listado de Actuaciones.

 

Después, debes darle un nombre a la lista (p. ej., Intermediación laboral, Atención social,...).

 

Una vez que hayas creado un listado, pulsa el botón  de la lista y añade las actuaciones. Para añadir una actuación hay que escribirla en la casilla y pulsar al botón de    del campo de la Actuación.

 

Puedes crear más listados de actuaciones y en cada uno añadir más ACTUACIONES ESPECÍFICAS. Cuando hayas completado este apartado, tendrás un listado bastante aproximado de las cosas que hacéis en vuestra entidad

 

Dentro de cada Listado podéis añadir todas las actuaciones que queráis (hagáis).

No deis de alta la misma actuación en varias listas, ya que creará una duplicidad que dificultaría el registro de la información y la obtención de estadísticas fiables.

 

Las actuaciones se pueden activar/desactivar, editar y eliminar.

En caso de eliminar una actuación, se perderán todos los datos asociados, por lo que, si existe alguna actuación obsoleta, es MEJOR DESACTIVARLA, para no perder el histórico.

 

Vincular las actuaciones con los proyectos

Una vez que hemos creado las actuaciones o acciones que realizan los profesionales de tu ENTIDAD, ya puedes vincularlas a los proyectos. Para ello, antes tienes que dar de alta un proyecto de tu entidad.

Las actuaciones no tienen por que estar incluidas en ninguna subvención o licitación. También hay actuaciones que se realizan dentro del procedimiento de un área, o para conseguir los objetivos planteados por la entidad.

 

Actuaciones específicas de gestionandote.com

Existen, por defecto, 4 actuaciones específicas de gestionandote.com, que ya están incluidas de forma automatica dentro de la ficha de un proyecto:

  • Insertado en actividad grupal: actuación que habrá que marcar para aquellos proyectos que incluyen cursos o acciones formativas. Al activar esta actuación medirás el nº de personas que participen en los cursos del proyecto.

  • Insertado en Oferta de Empleo, y Candidato en Oferta de Empleo: estas dos actuaciones miden el número de personas que has apuntado a una oferta de empleo o que han conseguido el puesto. Cada vez que registras la demanda de un usuario le asignas a alguno de tus proyectos.

  • Derivaciones: puedes derivar a una persona que necesita algún servicio que no ofrece tu entidad. Deberás derivarla a una entidad externa que preste ese tipo de servicios (Servicios Sociales, Escuela de Formación, ONG...). La derivación se realiza desde el expediente de un usuario.

Crear y gestionar los proyectos de tu entidad

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto está compuesto por un grupo de actuaciones/acciones específicas que nos permitirán alcanzar los objetivos establecidos.

Por EJEMPLO, en un Proyecto de EMPLEO, podeis tener el Objetivo de facilitar un empleo a las personas que atendeis. Y para cumplir este objetivo, habeis decidido realizar las siguientes Actuaciones:

  • Actualizar el C.V.

  • Elaborar un Itinerario de Inserción Laboral Individualizado

  • Derivar a la persona a una oferta de empleo

 

Dar de alta un proyecto

Al dar de alta tu entidad en los primeros pasos ya registraste la Ficha General de un Proyecto .

Pero si quieres modificar algún dato de éste, o dar de alta nuevos proyectos, Ve a Mi Entidad →Configuración→ Proyectos y actuaciones.

 

El panel de configuración de los proyectos y actuaciones tiene el siguiente aspecto:

 

Para añadir otro Proyecto pulsamos en la zona de Proyectos (Derecha) y rellenamos la siguiente ficha:

 

Asignar actuaciones a un proyecto

También debemos marcar las actuaciones que vamos a realizar en el proyecto y los Grupos de Trabajo que lo van a gestionar:

 

 

Existen, por defecto, 4 actuaciones específicas de gestionandote.com, que ya están incluidas de forma automatica:

  • Insertado en actividad grupal: actuación que habrá que marcar para aquellos proyectos que incluyen cursos o acciones formativas. Al activar esta actuación medirás el nº de personas que participen en los cursos del proyecto.

  • Insertado en Oferta de Empleo, y Candidato en Oferta de Empleo: estas dos actuaciones miden el número de personas que has apuntado a una oferta de empleo o que han conseguido el puesto. Cada vez que registras la demanda de un usuario le asignas a alguno de tus proyectos.

  • Derivaciones: puedes derivar a una persona que necesita algún servicio que no ofrece tu entidad. Deberás derivarla a una entidad externa que preste ese tipo de servicios (Servicios Sociales, Escuela de Formación, ONG...). La derivación se realiza desde el expediente de un usuario.

 

Añade resultados esperados a las Actuaciones del Proyecto:

Despues de dar de alta un proyecto, y registrar el nº de actuaciones, puedes asignar un resultado esperado a cada una.

Para dar de alta los resultados esperados de un proyecto, abrimos el proyecto  , pinchamos la pestaña de Resultados Esperados y añadimos a cada actuación los resultados que queremos obtener.

Los resultados esperados te permitirán comparar el estado de cada proyecto con los objetivos establecidos. Podrás obtener informes de seguimiento y memorias en un solo instante.

EJEMPLO: En un Proyecto de Empleo, podemos decir que vamos a atender a 100 personas, de estas, todas recibirán orientación, 80 actualizarán su CV, 60 asistirán a talleres BAE, 40 serán derivadas a ofertas de empleo y 20 conseguirán trabajo,...

 

Estadísticas e informes de un proyecto

Anteriormente digimos que una de las utilidades dar de alta los proyectos que gestiona tu entidad, es que, posteriormente, la aplicación te devuelve la estadística e informes de seguimiento de dichos proyectos.

Filtrar por datos de pestañas creadas

Como ya sabes, gestionandote.com es una herramienta pensada para adaptarse a las necesidades de cualquier Entidad, de una forma sencilla puedes crear tus propias pestañas en la aplicación. También puedes hacer búsquedas por los campos que tú mismo has creado. Para ello deberás ir a listado de usuarios y desplegar los filtros que necesites a la izquierda de la pantalla.

Dar citas desde el Calendario de Mi Menú

Dar cita desde Mi Menú:

Cada profesional se puede asignar una Cita a sí mismo desde el Calendario de Mi Menú, pinchando en un hueco libre

 

A continuación, busca el usuario que vas a citaren el listado que te aparece:

 

Rellena los campos de la cita:

 

Y ya tienes a la persona citada:

 

Gestión de citas dadas: sacar listados, cambiar su estado y borrar

Ver las citas dadas:

Después de darle una cita a un usuario, podemos visualizarla y/o gestionarla en las siguientes partes de la aplicación:

  1. En el calendario
  2. En Mi menú
  3. En el Expediente del usuario
  4. En el Listado de Citas (en el menú de citas de "Mi Entidad")

 

Citas en el Calendario (de Mi Menú):

En el calendario de Mi Menú, se pueden ver las citas de forma semanal, mensual y anual:


  • Semanal

  •  Mensual:

  • Anual:

 

 

Mis Citas desde Mi Menú (barra lateral)

Se puede ver y gestionar las citas en el lateral derecho de Mi Menú.

Para modificar el estado de una cita, pulsamos en el botón , modificamos su estado y, de ser necesario, añadimos algún comentario.

 

Citas desde el Expediente del Usuario

Dentro del expediente de un usuario, puedes gestionar las citas que le han dado contigo (o una persona de tu grupo de trabajo y sede), y ver, pero no editar, las citas que le han dado con profesionales de otros grupos de trabajo:

 

Listado de citas (desde el Menú de Citas)

El Menú de Citas de "Mi Entidad" tiene la opción de obtener listados de citas dadas

Desde el Menú de citas podemos sacar listados de citas organizados por:

  • Fecha
  • Profesional

Citar desde el Expediente de Usuario

Dentro del expediente de un usuario, podemos dar una cita interna con cualquiera de los profesionales de la entidad.

Para ello, pulsa en Citas Internas (lateral derecho del expediente del usuario), busca el profesional con el que le quieres citar, un día de la semana en el que vas a buscar una cita libre, y pulsa Ver Disponibilidad

 

Elige un hueco libre en su agenda

 

Rellena el resto de campos de la cita y pulsa el botón amarillo para guardarla.

 

Ya has dado la cita:

 

Gestión de una Intervención con un Usuario

Gestionar una intervención

Una vez que has abierto una intervención, podrás empezar a gestionarla.

 

Para ello, pulsa encima del título de una de las intervenciones de tu grupo de trabajo que tiene un usuario en su expediente.

 

Valoración cualitativa de las necesidades y competencias de la persona

Cuando una persona solicita un servicio de una entidad, además de anotar las necesidades, se suele realizar una primera valoración más exhaustiva en la que anotamos su situación actual, competencias y habilidades para salir adelante, y cualquier otro aspecto relevante relacionado con su intervención.

Esto lo podemos anotar en la pestaña de valoración:

 

Registrar un Seguimiento

Los Seguimientos se registran en la pestaña de Actuaciones y Seguimientos de la Intervención.

 

Los seguimientos realizados con un usuario debes registrarlos en la Intervención a la que correspondan:

Por ejemplo, las actuaciones relacionadas con un tipo de necesidad, el Empleo, se anotarán dentro de la Intervención de "Dificultades para la Inserción Laboral"

Otro ejemplo, las necesidades que tienen que ver con la falta de Nucleo Familiar, se gestionaran desde la Intervención "Soledad Aislamiento"

 

Registrar una Actuación (de mis proyectos)

Para registrar una Actuación de los Proyectos que gestiona un Profesional, debes ir a la Pestaña de Proyectos y seleccionar alguno de los que tienes activos.

NOTA: Los proyectos que puedes ver en la Pestaña de Proyectos, varían en función del Grupo de Trabajo que tengas activo


Ejemplo con Grupo de Trabajo Activo: Atención Social

 

Ejemplo con Grupo de Trabajo Activo: Laboral

 

Cuando hayas seleccionado algún proyecto, pulsa el botón de Guardar, y ve a la pestaña de Actuaciones y Seguimiento, donde verás que aparecen las actuaciones vinculadas con ese Proyecto.

 

Resumen de Actuaciones y Seguimientos

Una vez que has registrado un seguimiento o actuación, podemos ver el historial en la pestaña RESUMEN.

 

Derivaciones a otros servicios

Cuando un usuario plantea necesidades que, como profesional, no podemos gestionar, tenemos dos opciones:

  • Derivación interna: puedes derivar a otro servicio de tu entidad que se encargue de gestionar las necesidades planteadas por el usuario.
  • Derivación a otra entidad (externa): cuando tu entidad no cuenta con un servicio con el que cubrir las demandas de un usuario, puedes derivarle a otra entidad externa que cuente con dicho servicio.

 

Estadísticas: de las Intervenciones, Proyectos y Actuaciones

Todas las Intervenciones abiertas y las actuaciones y seguimientos realizados, se podrán medir con el módulo de Estadísticas.

Cambiar la caducidad de la Demanda de Empleo

Se puede establecer la caducidad de la demanda laboral al gusto de cada Entidad. Para ello tendrás que entrar en el menú Mi Entidad ->Configuración -> Datos generales

 

Pulsas editar y establece el número de meses que quieres que las demandas estén activas.

 

Ficha de usuario: fecha de caducidad de la demanda laboral

Una vez hecho esto, en la Pestaña Laboral de la ficha del usuario nos aparece la fecha de caducidad de la demanda.

 

Además, podemos desactivar la demanda manualmente, en el caso de que el usuario se haya insertado en alguna oferta.

 

 

Avisos automático de usuarios que les caduca la demanda

La herramienta te avisa dos semanas antes de los usuarios a los que les caduca la demanda.

 

Al pinchar en el botón VER te muestra las personas a las que se les va a caducar su demanda. Puedes enviarles un email, un sms, llamarles o, si lo prefieres, dejarles estar.

 

Para poder modificar la fecha de caducidad de un usuario al que le caduca la demanda próximamente, lo que tendremos que hacer es cambiar la fecha de la demanda, de esta forma nos cambiará la fecha de caducidad de la demanda. Este cambio no es instantáneo, sino que será visible tras reinicio del servidor, en 24 horas aproximadamente.

 

Configuración de gestionandote.com

Herramienta configurable

Al ser cada entidad diferente al resto, gestionandote.com se ha desarrollado para permitir configurarla según las necesidades de cada entidad.

Así, cada entidad puede crear y modificar los siguientes elementos para adaptarla a su realidad:

De esta forma es la aplicación la que se adapta a tí, y no tú a la herramienta.

Menú lateral de usuarios

Menú lateral de usuarios

Al acceder a la ficha del usuario nos aparece un menú lateral, a través del cual podemos acceder a distintas funcionalidades de la herramienta.

Podemos ver, los avisos, las notas, los sms, los email, citas internas y derivaciones externas... Y como siempre podemos añadir pulsando la tecla  .