Abrir una intervención con un usuario

¿Qué es una intervención?

Una intervención es un acuerdo entre una persona usuaria y un profesional de un servicio, donde se fijan las necesidades (o demandas) y las soluciones planteadas de común acuerdo.

Para alcanzar los objetivos planteados en la intervención, el profesional debe realizar ciertas actuaciones (y seguimientos) con dicho usuario.

 

Abrir una Intervención:

Para abrir una intervención debemos entrar en el expediente de la persona que estamos atendiendo:

 

Las NECESIDADES (o demandas)

Para abrir una Intervención SIEMPRE hay que indicar, al menos, una necesidad planteada por el usuario/a. Es decir, cuando el usuario te traslada (o detectas) sus necesidades, abre una intervención.

Todas las Intervenciones que realicemos se basan en una VALORACIÓN DE NECESIDADES previa.

 

Para seleccionar las necesidades pulsa en las Intervenciones de mi grupo de trabajo:

 

 

Y, a continuación escribes la valoración y eliges del desplegable, las necesidades que te plantee la persona.

 

 

 

Hay cuatro grupos de necesidades generales (o de primer nivel -en gris-) y 13 necesidades de nivel intermedio (o 2º nivel -en amarillo-). Existe un 3er nivel con 83 necesidades más específicas (en blanco), que son las que vamos a seleccionar cuando vayamos a abrir una Intervención

 

  • 1er Nivel: NECESIDAD RELACIONADA CON ADEC. INFORMACION SOBRE EL ACCESO A RECURSOS
    • 2ºN: INFORMACION SOBRE LAS PRESTACIONES DE LOS SERVICIO
    • 2ºN: INFORMACION SOBRE OTROS RECURSOS DE PROTECCION SOC
    • 2ºN: INFORMACION SOBRE RECURSOS DE PARTICIPACION SOCIAL
  • 1er Nivel: NECESIDAD RELACIONADA CON UNA ADECUADA CONVIVENCIA PERSONAL-FAMILIAR
    • 2ºN: DESAJUSTES CONVIVENCIALES
    • 2ºN: ABANDONO DEL HOGAR
    • 2ºN: MALOS TRATOS
    • 2ºN: LIMITACION DE AUTONOMIA PERSONAL
    • 2ºN: SOLEDAD AISLAMIENTO
  • 1er Nivel: NECESIDAD RELACIONADA CON UNA ADECUADA INTEGRACION SOCIAL
    • 2ºN: DIFICULTADES PARA LA INSERCION LABORAL
    • 2ºN: DIFICULTADES DE INSERCION ESCOLAR
    • 2ºN: DIFICULTADES DE INSERCION SOCIAL
  • 1er Nivel: NECESIDAD RELACIONADA CON LA FALTA DE MEDIOS PARA LA COBERTURA DE NECESIDADES
    • 2ºN: CARENCIA DE MEDIOS PROPIOS PARA CUBRIR NECESIDADES BÁSICAS
    • 2ºN: SITUACIONES DE NECESIDAD PROVOCADAS POR EMERGENCIA

Ejemplo de necesidad de 3er Nivel (o específica) relacionada con la Inserción Laboral:

Cuando una persona acude a una entidad porque necesita trabajar. Tendremos que desplegar la necesidad de 1er Nivel: "RELACIONADA CON UNA ADECUADA INTEGRACION SOCIAL", luego la de 2º Nivel: "DIFICULTADES PARA LA INSERCION LABORAL", y finalmente, elegir alguna de las siguientes necesidades específicas o de 3er nivel:

  • BUSQUEDA DEL PRIMER EMPLEO
  • PARADOS DE LARGA DURACION
  • AUTOEMPLEO
  • DEFICIENTE FORMACION
  • ...

 

Abre tantas intervenciones, como necesidades se planteen

Cuando hayas marcado las necesidades planteadas por el usuario, la aplicación te abrirá una o varias Intervenciones, en función de cuántas Necesidades de 2º Nivel hayas elegido.

Con un usuario se pueden tantas intervenciones como necesidades de 2 nivel hayamos marcado. Es decir, como hay 13 necesidades de 2º Nivel, se pueden tener hasta 13 intervenciones simultáneas abiertas.


Un ejemplo:

Si estás atendiendo a una persona con alguna discapacidad que busca su primer empleo, puedes eligir las siguientes necesidades específicas:

La aplicación abrirá dos intervenciones:

  • una para dar cobertura a posibles Limitaciones de Autonomía Personal al contar con una discapacidad,
  • otra, para gestionar la Inserción Laboral (esta con dos necesidades específicas: Búsqueda primer empleo, y Otras necesidades):

 

 Gestión de una intervención

Cuando has creado una intervención podrás gestionarla hasta que hayas cubierto todas las necesidades.

Módulo citas

Módulo de Citas

Este módulo nos permitirá dar citas a usuarios, para de esta manera poder organizar la agenda desde la propia herramienta.

Para poder utilizar este módulo es necesario que el profesional tenga la regla de CITAS (para activarlo ir a Mi Entidad → Profesionales).

 

 

Desde el Módulo de Citas se puede ver listados de citas y dar citas.

 

Dar Citas

Para dar una cita desde el Modulo de Citas tenemos que hacer dos cosas: buscar el usuario al que se va a dar la cita y encontrar un hueco libre.

 

Encontrar un usuario:

 

 

Si buscamos a un usuario y no existe, habrá que crear un Usuario Exprés, pulsando el del listado de usuarios.

 

Rellena los datos que te pide y Acepta. Ahora, tienes que buscar un hueco libre en la agenda de tus profesionales.

 

Encontrar un hueco libre:

 

 

A continuación, debemos buscar una cita libre. Para ello, seleccionamos aquellos criterios de búsqueda de la cita que coincidan con el servicio demandado por el usuario y Aceptamos.

 

Las citas disponibles se pueden visulizar de forma Mensual y Semanal.

 

  • Buscar de forma mensual>

 

 

  • Buscar de forma mensual

 

 

  • Por último, escribimos el Asunto y aceptamos.

 

Ver Listados de Citas

Se puede obtener listados de las citas dadas, agrupados por Fechas o por Profesionales.

Podemos filtrar los listados en base a los siguientes criterios:

 

  • Tipos de citas

  • Profesionales

  • Grupos de trabajo

  • Sedes

 

También podemos modificar o anular una cita del listado.

 

Calendario

 

Crea un Tipo de Citas (en los Grupos de Trabajo)

Para configurar el calendario de citas y alertas, primero tenemos que ir a la configuración de Mi Entidad y pulsar Grupos de Trabajo:

 

Al abrir   un grupo de trabajo, puedes añadir tipos de citas (en la segunda pestaña). En la siguiente imagen explicamos cómo crear más tipos de citas:

 

Crear horarios de citas (en cada profesional)

A continuación, hay que configurar el horario de citas para cada profesional de mi entidad. Para ello, nos vamos a la Mi entidad -> configuración -> profesionales, desplegamos el profesional al que le queremos dar un horario de citas, y pulsamos la pestaña “horario de citas”.

 

Dentro de la pestaña de Horario de Citas, vemos todas las sedes de trabajo en los que está asignado el profesional (en gris). Se pueden añadir horarios de citas en todos los centros en los que trabaje el profesional, para ello, sólo hay que abrir alguna de las sedes (barras grises).

 

Para dar de alta periodo de citas en alguna de las sedes (barras grises) de un profesional, añadimos los días y los periodos que un profesional vaya a recibir citas. También deberás indicar el tipo de cita, y la duración media, en minutos, de las citas.

Cuando terminas de configurar tu horario de citas, puedes ver cómo queda tu calendario yendo a .

Gestión de una oferta de empleo: buscar candidatos para una oferta de empleo

 

Búsqueda automática de candidatos.

Tras completar los datos de una oferta de empleo, podrás empezar a gestionar la oferta pulsando el botón .

Una vez dentro de una oferta, pulsa la pestaña y te sacará un listado de candidatos que encajen con los criterios establecidos en la oferta de empleo.

 

La aplicación te muestra las personas que coincidan con TODOS los criterios que hayas registrado.

 

A la derecha de cada criterio verás "entre paréntesis" cuantas personas coincidentes existen en la base de datos. Y pinchando en el número podrás ver los usuarios coincidentes con ese criterio.


En ocasiones, podrás tener personas que coinciden con cada uno de los criterios de forma aislada, sin embargo, en el listado no te muestra ningún candidato. Esto se debe a que, para que aparezca algún candidato, tiene que cumplir con todos los filtros seleccionados a la vez.

Si te ocurre esto, relaja la búsqueda desmarcando los criterios que menos coincidencias tengan.

 

 

Búsqueda manual de candidatos: uso de los filtros de búsqueda

 

Puedes aplicar más de 40 filtros de búsqueda para preseleccionar candidatos para una oferta. Estos filtros están divididos por temáticas (ver filtros expandidos):

  • Datos personales: Nombre, Apellidos, Dni, tlf, email, Dirección, Provincia, Poblacion, CP, Nacionalidad, Sexo
  • Sedes en los que está inscrito un usuario
  • Fechas: encuentra usuarios por su fecha de alta y por su fecha de realización de la demanda laboral
  • Edad
  • Localidad y disponibilidad geográfica
  • Laboral: 
    • Cobrando prestaciones y categoría profesional
    • Experiencia laboral
    • Información sobre demanda
    • Tipo de jornada, Puesto (o CNO) solicitado
    • Con o sin demanda laboral activa
  • Carnets profesionales
  • Formación:
    • Cursos realizados y nivel de estudios
    • Cursos demandados y programas informáticos
  • Vehículos y tipos de carnets
  • Idiomas y nivel

 

Comprueba su CV antes de apuntarles a la oferta de empleo

Tras aplicar los filtros deseados, obtendrás un listado de personas que encajan con tus criterios de búsqueda. Antes de apuntarlas a una oferta de empleo como candidatas, puedes ver su CV completo pulsando .

 

Apuntar a una persona directamente

Si necesitamos apuntar a una persona directamente, sin pasar por ningún filtro podemos hacerlo. Buscando por datos personales: nombre, dni, apellido...

Nos abrirá una nueva ventana y podremos apuntarle directamente como candidato.

Gestión de ofertas de empleo

 

Los pasos para de alta y gestionar una oferta de empleo son:

 

Identificar si son propias o de terceras entidades.

  • Mi entidad: si la oferta es de tu propia entidad, la puedes dar de alta en Mi entidad->Ofertas de empleo y formación de mi entidad.

 

  • Desde Mi Menú: Desde Mi menú podrás ver todas las ofertas que están activas.

 

Las ofertas de empleo creadas se pueden ver desde 3 sitios: Mi Menú, Gestionar Ofertas de empleo y en el Expediente de la entidad.


Rellenar la ficha de la oferta de empleo.

Para crear una oferta de empleo, pulsa en las de la entidad y, a continuación, rellena la ficha con los campos que se solicitan:

 

Una vez que has completado los campos de la oferta, pulsa modificar para darla de alta.

 

Gestionar la oferta:

Pulsa el botón de la oferta y podrás empezar a gestionarla (ver más información sobre los Iconos de la oferta).

 

Una vez que has rellenado la ficha de la oferta puedes:

 

  • Filtrar candidatos que encajen con el perfil seleccionado.

Para ello pulsa Buscar usuarios, y se aplicarán automáticamente los criterios que marcaste en la ficha de la oferta. Tanto si te salen muchas candidaturas, como pocas, la herramienta te permite modificar los criterios de búsqueda:

  1. Restringir la búsqueda: La oferta de empleo sólo incluye unos 20 criterios de búsqueda. En caso de que obtengas un listado demasiado extenso de personas preseleccionadas, en el lateral (izq.) existen más de 40 filtros de búsqueda que puedes aplicar a la oferta y obtener una lista de candidatos más ajustada.

  2. Relajar la búsqueda: en caso de que, al aplicar los filtros de la oferta, no te aparezca ningún candidato, en la cabecera y en el lateral (izq.) puedes desmarcar los criterios aplicados y, así, obtener un listado más amplio de candidatos

 

  • Apuntar candidatos:

Cuando encuentras una persona que encaja con los requisitos mínimos de la oferta 

 

  • Comprobar interés de los candidatos:

Una vez que tienes algún candidato apuntado en la oferta de empleo, será necesario comprobar su interés y si cumple con los requisitos de la misma.

 

  • Enviar EMAIL - SMS:

Puedes enviar a todos los candidatos y colocados en una oferta, o bien, elegir a quién se lo quieres mandar (mediante la opción de favoritos). También lo puedes enviar de forma individual (SMS e EMAIL)

 

  • Compartir los CV con la empresa:

Puedes enviar un link a las empresas con los cv de todos los candidatos que se hayan interesado por sus ofertas de empleo

 

  • Añadir información de seguimiento de la oferta:

 

  • Entregarles una ficha de derivación:

Para que el candidato conozca los datos de la oferta, puedes entregarle el onforme de derivación donde viene identificado con su nombre y apellidos.

 

  • Apuntarles como insertados:

Cuando un candidato consigue el puesto de trabajo sólo tienes que pulsar el botón   y la persona pasará a la pestaña de insertados.

Podrás cambiar la fecha de inserción, ya que la aplicación toma la de ese día, de forma automática.

 

Enviar el XML al SEPE (sólo para Agencias de Colocación)

Las Agencias de Colocación tienen que comunicar al SEPE las personas que consiguen un trabajo .

Una vez que has realizado la intermediación laboral, los datos de las personas candidatas y los de las personas que consiguieron un puesto de trabajo se verán reflejados en el archivo XML que se envía al SEPE.

 

Si pinchas en la oferta, también podrás gestionarla

 

 

Podemos ver el resumen, editar la oferta, ver candidatos, etc...

 

 

Sin cambiar de pantalla, editamos la oferta.

 

 Candidatos

   Insertados

 

 

Nos permite filtrar a los usuarios por más criterios que los que especificamos en la oferta de empleo, de esta forma acotamos más el sondeo y además podemos mantenerlo con esos filtros para futuras búsquedas.

 

Compartir candidatos

 

 

Seguimientos de la ofertas, sin salir de la pantalla apuntamos los seguimientos de esta oferta.

 

Proyectos y actuaciones (General)

¿Qué son las actuaciones?

Las actuaciones son todas las acciones que realiza "tu entidad". En gestionandote.com podrás dar de alta todo lo que haces, de forma sencilla.

Las actuaciones que realizáis son indicadores de vuestra entidad que pueden venir definidos, p. ej., en vuestros proyectos y subvenciones, en el manual de gestión de calidad, en los informes de seguimiento y memorias de justificación técnica,...

 

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto está compuesto por un grupo de actuaciones/acciones específicas que nos permitirán alcanzar los objetivos establecidos.

Por EJEMPLO, en un Proyecto de EMPLEO, podeis tener el Objetivo de facilitar un empleo a las personas que atendeis. Y para cumplir este objetivo, habeis decidido realizar las siguientes Actuaciones:

  • Actualizar el C.V.

  • Elaborar un Itinerario de Inserción Laboral Individualizado

  • Derivar a la persona a una oferta de empleo

 

Dar de alta mis proyectos y actuaciones

Para dar de alta un proyecto o las actuaciones, ve a Mi entidad -> Configuración -> Proyectos y actuaciones

 

El panel de configuración de los proyectos y actuaciones

 

 

Configurar grupos de trabajo

¿Qué es un Grupos de Trabajo?

Si cada entidad tiene una estructura funcional y está dividida en ÁREAS, ¿no deberían tenerla también las herramientas informáticas que gestionan entidades?

Nosotros hemos llamado a las Áreas: GRUPOS DE TRABAJO.

 

¿Para qué sirven los Grupos de Trabajo?

Tiene CUATRO utilidades fundamentales:

  1. Organizar funcionalmente de tu entidad (Profesionales y Proyectos):
    1. Un grupo de trabajo (o área) suele gestionar una serie de PROYECTOS, subvenciones,... relacionados con su actividad (p. ej., el área de empleo puede tener vinculados los proyectos: agencia de colocación, antiguas OPEA, proyectos europeos deempleo, etc.)
    2. Además, un Grupo de Trabajo está compuesto por PROFESIONALES, que son los encargados de ejecutar los Proyectos de su área.
  2. Obtener informes de seguimiento y estadísticas: de las distintas áreas de tu entidad (laboral, formación, jurídico, voluntariado, alojamientos,...). 
  3. Controlar el acceso a la información de los usuarios atendidos: sólo los profesionales de tu Grupo podrán ver los seguimientos y actuaciones que hayas realizados con los usuarios.
  4. Facilitar las intervenciones de los profesionales: ya que, al atender a un usuario, un profesional sólo podrá marcar  las actuaciones de su grupo de trabajo (porque los profesionales y los proyectos están unidos a través de los grupos de trabajo a las actuaciones).

 

Configurar grupos de trabajo

Cuando te diste de alta en gestionandote.com ya creaste un Grupo de Trabajo en los primeros pasos de la configuración inicial.

Si quieres modificar algún dato de éste, o dar de alta nuevos grupos... Ve a Mi Entidad →Configuración→ Grupos de Trabajo.

 

Para añadir otro Grupo de Trabajo, pulsa , y para modificar uno existente, pulsa   y dale un Nombre y una Descripción y pulsa Añadir.

 

Un Grupo de Trabajo está compuesto por profesionales y proyectos. Para asignarlos, pulsa el botón y asigna los valores correspondientes:


 

 

 

Configuración y alta de nuevos profesionales de "Mi Entidad"

Configuración de los profesionales

Al darte de alta en gestionandote.com también registraste los datos de acceso para un profesional de tu entidad. Pero si quieres dar de alta nuevas licencias para otros profesionales (o modificar algún dato de los ya creados), ve a Mi Entidad →Configuración→ Profesionales

 

Para añadir uno nuevo pulsa  y añade los datos que te solicita:

 

Datos básicos del profesional:

  • Introduce el Username: es preferible hacerlo sin espacios. Será la identificación del profesional para acceder a su sesión.
  • Email: la aplicación permite enviar emails, pero, para ello, antes es necesario que cada profesional tenga su email registrado. Los profesionales deben tener un email distinto.
  • Contraseña: La contraseña debe ser alfanumérica, con un mínimo de 8 caracteres.

 

Sedes:

Se debe definir las sedes en las que va a actuar el profesional.

Por seguridad, la aplicación no permite que un profesional pueda ver los usuarios registrados en las sedes en la que no está dado de alta.

 

Grupos de trabajo:

Añade cada profesional a los Grupos de Trabajo a los que pertenece (está relacionado con los proyectos que va a realizar cada uno)

 

Reglas del profesional (o niveles de seguridad):

Gestionandote.com permite, por motivos de seguridad, asignar a cada profesional distintas reglas de acceso a la información. Así, cada profesional tiene acceso a la información que se le ha autorizado a ver, ya que cada regla de acceso permiten que cada profesional pueda hacer sólo determinadas funciones.

 

  • La regla ADMINISTRADOR te permite configurar la herramienta, dar de alta centros, profesionales, grupos de trabajo, proyectos, crear pestañas y modificar valores de los campos.

  • La regla ESCRITURA te permite grabar la información relacionada con los usuarios atendidos.

  • La regla CITAS te permite acceder a las agendas del resto de profesionales, para dar nuevas citas y cancelar citas dadas.

  • Con la regla ESTADÍSTICAS puedes obtener informes estadísticos de los usuarios, los proyectos, las entidades, los profesionales,.... Y generar el archivo XML que hay que enviar al SEPE como Agencia de Colocación.

  • Con la regla PRESUPUESTOS puedes acceder al módulo de presupuestos.

  • La regla BORRAR USUARIOS: permite al profesional borrar cualquier usuario.

Los cambios en las REGLAS de un profesional tardarán unas horas en surtir efecto.

 

Modificar la configuración de profesional

  • Para modificar la configuración del NOMBRE DE USUARIO, EMAIL, CONTRASEÑA, SEDES a las que está vinculado un profesional, pulsa editar , cambia la información y pulsa Modificar Profesional.

 

  • Para modificar los GRUPOS DE TRABAJO o las REGLAS del profesional, pulsa , realiza los cambios y pulsa Modificar Profesional.

Configuración de las sedes

 

 

 

Al dar de alta tu entidad en los primeros pasos ya registraste una sede. Pero si quieres modificar algún dato, o dar de alta nuevas sedes... Ve a Mi Entidad → Configuración → Sedes

 

 

Modificar una sede ya creada 

Para modificar pulsa editar   y actualiza los datos de la sede:

 

 

 

Añade más sedes a tu organización

Para añadir una nueva pulsa + y rellena los datos de la ficha. Para finalizar pulsa el botón de modificar.

 

 

Añadir días festivos al calendario

Si lo que quieres es añadir festivos al Calendario, para que no se den citas esos días, pulsa el botón  de la Sede, elige una fecha señalada, asígnale un nombre al festivo y pulsa

 

En caso de que tengas varias sedes, una vez que tienes configurados los días festivos en uno de tus centros, podrás pasarlos al resto de las Sedes automáticamente. Para ello, abre una sede en la que no hayamos añadido ningún día festivo, pulsa la pestaña Copiar Calendario.

 

Elige la Sede con el Calendario de Fiestas completo, elige el año a copiar y pulsa el Botón Copiar Calendario:

 

 

Los usuarios dados de alta en una sede no podrán ser vistos por los de otra, para ello, el profesional deberá estar dado de alta en ambas sedes y pasar de una a otra.

Configuración de Mi Entidad

COMO CONFIGURAR MI ENTIDAD

Gestionandote.com es una herramienta que se adapta a tu entidad. Podrás configurar: Datos generales, Sedes, Profesionales, Grupos de trabajo,...

Todo lo que necesites configurar lo encontrarás en el menú de Mi Entidad:

 

Configuración de los Datos Generales de "Mi Entidad"

Lo primero que debes configurar, son los datos generales de tu entidad, para ello pasamos el ratón por el menú de Mi Entidad → Configuración, y pulsamos en 

 

Subir tu Logo

Desde aquí, podrás subir el logo de tu entidad. La imagen deberá estar en formato .JPG y pesar un máximo de 1 Mb. Para subir el logo, pulsa en Cambiar Imagen, y después busca el archivo en tus carpetas:

                                          

 

Datos identificativos de "Mi Entidad"

También puedes incluir unos datos identificativos:

  • Nombre de la Entidad,
  • CIF,
  • Persona de contacto

 

Incluir textos que aparecerán en informes o ficheros:

  • Texto que deben firmar las personas que atendéis autorizándoos a utilizar sus datos, según lo establecido por la L.O.P.D.
  • Código de Agencia de Colocación, para que aparezca en el archivo que envías al SEPE todos los meses, en formato XML.

 

Otros parámetros de configuración:

  • Activar el RSS o XML: para que las ofertas que tengas aparezcan en tu página web (pregúntanos cómo hacerlo), con este sistema podrás publicarlo en redes sociales. Para activarlo, deberás añadir en este apartado una Contraseña y compartirla con las personas encargadas de gestionar la página web y redes sociales de tu entidad.
  • Duración de caducidad de la demanda laboral: por defecto dura 6 meses la demanda laboral de un usuario/a. Si no se le apunta a otra oferta o no se hace nada con esta persona, su demanda caducará a los 6 meses.