Definir las actuaciones que realiza tu entidad

¿Qué son las actuaciones?

 

Las actuaciones son todas las acciones que realiza "tu entidad". Por ejemplo:

  • Asesoramiento a emprendedores
  • Valoración social de personas sin hogar
  • Orientación a personas con discapacidad
  • Intermediación laboral
  • Contacto con empresas
  • Aplicar tratamiento a enfermo/a
  • Inscripción a un curso de formación
  • ...

En gestionandote.com podrás dar de alta todo lo que haces, de forma sencilla.

Cada actuación será un indicador de seguimiento en la ejecución de un proyecto, o de un servicio de la entidad. Ya que podremos medir con cuántas personas se ha realizado.

Estos indicadores internos pueden venir definidos, p. ej., en los proyectos y subvenciones concedidos, en el manual de gestión de calidad, en los informes de seguimiento y memorias de justificación técnica,...

 

Además, podrás agrupar tus actuaciones por temáticas, haciendo listados (o grupos) de actuaciones de todos los servicios que prestas: p. ej., empleo, acogida, formación,...:

 

 

Las actuaciones se refieren solamente a acciones individuales con los usuarios. Las actuaciones grupales se dan de alta al crear una Acción Grupal.


¿Para qué sirven las actuaciones?

Las principales funciones de las Actuaciones son:

  1. Poder definir que se hace en cada uno de los proyectos que gestionas, ya sean subvenciones, prestaciones o servicios de la casa.
  2. Saber si se están alcanzando los resultados esperados de cada proyecto.
  3. Facilitar informes de seguimiento y estadísticas inmediatas de cada proyecto.
  4. Establecer lo que puede realizar cada profesional (definido por los proyectos que gestionan sus Grupos de Trabajo).
  5. Agilizar y simpificar las intervenciones y el seguimiento realizado con los usuarios

 

Listados de actuaciones

Para facilitar la clasificación y búsqueda de actuaciones, pudes crear varias Listas de Actuaciones y a cada lista añadirle las actuaciones que le pertenezcan.

Por ejemplo, puedes crear una lista de actuaciones relacionadas con la Intermediación Laboral y añadirles las siguientes actuaciones:

  • Realización del currículum del usuario/a
  • Elaboración de un itinerario de inserción laboral con usuario/a
  • Entrega de listados de recursos formativos
  • Asesoramiento laboral indivudualizado
  • ...

Pero también pudes crear otra lista de actuaciones dirigida a un servicio de Apoyo familiar, o a los Recursos de Alojamiento para personas sin hogar, o al Departamento que gestiona proyectos de apoyo a Población Inmigrante, Población Ex-Reclusa, personas con Discapacidad, etc; y dentro de cada listado añadir las actuaciones específicas que le correspondan.

 

Dar de alta un listado de actuaciones

Primero, debeis dar de alta el nombre de una LISTA pulsando en el botón  del Listado de Actuaciones.

 

Después, debes darle un nombre a la lista (p. ej., Intermediación laboral, Atención social,...).

 

Una vez que hayas creado un listado, pulsa el botón  de la lista y añade las actuaciones. Para añadir una actuación hay que escribirla en la casilla y pulsar al botón de    del campo de la Actuación.

 

Puedes crear más listados de actuaciones y en cada uno añadir más ACTUACIONES ESPECÍFICAS. Cuando hayas completado este apartado, tendrás un listado bastante aproximado de las cosas que hacéis en vuestra entidad

 

Dentro de cada Listado podéis añadir todas las actuaciones que queráis (hagáis).

No deis de alta la misma actuación en varias listas, ya que creará una duplicidad que dificultaría el registro de la información y la obtención de estadísticas fiables.

 

Las actuaciones se pueden activar/desactivar, editar y eliminar.

En caso de eliminar una actuación, se perderán todos los datos asociados, por lo que, si existe alguna actuación obsoleta, es MEJOR DESACTIVARLA, para no perder el histórico.

 

Vincular las actuaciones con los proyectos

Una vez que hemos creado las actuaciones o acciones que realizan los profesionales de tu ENTIDAD, ya puedes vincularlas a los proyectos. Para ello, antes tienes que dar de alta un proyecto de tu entidad.

Las actuaciones no tienen por que estar incluidas en ninguna subvención o licitación. También hay actuaciones que se realizan dentro del procedimiento de un área, o para conseguir los objetivos planteados por la entidad.

 

Actuaciones específicas de gestionandote.com

Existen, por defecto, 4 actuaciones específicas de gestionandote.com, que ya están incluidas de forma automatica dentro de la ficha de un proyecto:

  • Insertado en actividad grupal: actuación que habrá que marcar para aquellos proyectos que incluyen cursos o acciones formativas. Al activar esta actuación medirás el nº de personas que participen en los cursos del proyecto.

  • Insertado en Oferta de Empleo, y Candidato en Oferta de Empleo: estas dos actuaciones miden el número de personas que has apuntado a una oferta de empleo o que han conseguido el puesto. Cada vez que registras la demanda de un usuario le asignas a alguno de tus proyectos.

  • Derivaciones: puedes derivar a una persona que necesita algún servicio que no ofrece tu entidad. Deberás derivarla a una entidad externa que preste ese tipo de servicios (Servicios Sociales, Escuela de Formación, ONG...). La derivación se realiza desde el expediente de un usuario.

Crear y gestionar los proyectos de tu entidad

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto está compuesto por un grupo de actuaciones/acciones específicas que nos permitirán alcanzar los objetivos establecidos.

Por EJEMPLO, en un Proyecto de EMPLEO, podeis tener el Objetivo de facilitar un empleo a las personas que atendeis. Y para cumplir este objetivo, habeis decidido realizar las siguientes Actuaciones:

  • Actualizar el C.V.

  • Elaborar un Itinerario de Inserción Laboral Individualizado

  • Derivar a la persona a una oferta de empleo

 

Dar de alta un proyecto

Al dar de alta tu entidad en los primeros pasos ya registraste la Ficha General de un Proyecto .

Pero si quieres modificar algún dato de éste, o dar de alta nuevos proyectos, Ve a Mi Entidad →Configuración→ Proyectos y actuaciones.

 

El panel de configuración de los proyectos y actuaciones tiene el siguiente aspecto:

 

Para añadir otro Proyecto pulsamos en la zona de Proyectos (Derecha) y rellenamos la siguiente ficha:

 

Asignar actuaciones a un proyecto

También debemos marcar las actuaciones que vamos a realizar en el proyecto y los Grupos de Trabajo que lo van a gestionar:

 

 

Existen, por defecto, 4 actuaciones específicas de gestionandote.com, que ya están incluidas de forma automatica:

  • Insertado en actividad grupal: actuación que habrá que marcar para aquellos proyectos que incluyen cursos o acciones formativas. Al activar esta actuación medirás el nº de personas que participen en los cursos del proyecto.

  • Insertado en Oferta de Empleo, y Candidato en Oferta de Empleo: estas dos actuaciones miden el número de personas que has apuntado a una oferta de empleo o que han conseguido el puesto. Cada vez que registras la demanda de un usuario le asignas a alguno de tus proyectos.

  • Derivaciones: puedes derivar a una persona que necesita algún servicio que no ofrece tu entidad. Deberás derivarla a una entidad externa que preste ese tipo de servicios (Servicios Sociales, Escuela de Formación, ONG...). La derivación se realiza desde el expediente de un usuario.

 

Añade resultados esperados a las Actuaciones del Proyecto:

Despues de dar de alta un proyecto, y registrar el nº de actuaciones, puedes asignar un resultado esperado a cada una.

Para dar de alta los resultados esperados de un proyecto, abrimos el proyecto  , pinchamos la pestaña de Resultados Esperados y añadimos a cada actuación los resultados que queremos obtener.

Los resultados esperados te permitirán comparar el estado de cada proyecto con los objetivos establecidos. Podrás obtener informes de seguimiento y memorias en un solo instante.

EJEMPLO: En un Proyecto de Empleo, podemos decir que vamos a atender a 100 personas, de estas, todas recibirán orientación, 80 actualizarán su CV, 60 asistirán a talleres BAE, 40 serán derivadas a ofertas de empleo y 20 conseguirán trabajo,...

 

Estadísticas e informes de un proyecto

Anteriormente digimos que una de las utilidades dar de alta los proyectos que gestiona tu entidad, es que, posteriormente, la aplicación te devuelve la estadística e informes de seguimiento de dichos proyectos.

Dar citas desde el Calendario de Mi Menú

Dar cita desde Mi Menú:

Cada profesional se puede asignar una Cita a sí mismo desde el Calendario de Mi Menú, pinchando en un hueco libre

 

A continuación, busca el usuario que vas a citaren el listado que te aparece:

 

Rellena los campos de la cita:

 

Y ya tienes a la persona citada:

 

Citar desde el Expediente de Usuario

Dentro del expediente de un usuario, podemos dar una cita interna con cualquiera de los profesionales de la entidad.

Para ello, pulsa en Citas Internas (lateral derecho del expediente del usuario), busca el profesional con el que le quieres citar, un día de la semana en el que vas a buscar una cita libre, y pulsa Ver Disponibilidad

 

Elige un hueco libre en su agenda

 

Rellena el resto de campos de la cita y pulsa el botón amarillo para guardarla.

 

Ya has dado la cita:

 

Dar una cita

Una vez que hayas configurado el horario de atención de un profesional de la entidad, podrás darle citas de las siguientes formas:

 

Dar cita desde Mi Menú:

Cada profesional se puede asignar una cita a sí mismo desde el Calendario de Mi Menú, pinchando en un hueco libre.

 

Dar citas desde el Menú de Citas (de "Mi Entidad"):

 

El menú de citas permite dar una cita a cualquier profesional de mi entidad.

El uso del menú de citas está recomendado a personas que trabajan de Recepcionista / Telefonista, y que necesitan poder gestionar de forma ágil las agendas de los profesionales de la entidad.

 

 

 

 

 

 

 

 

Si el usuario no está en la base de datos, desde el módulo de citas, podemos crear un usuario exprés, con los datos básicos, sin necesidad de rellenar toda la ficha.

 

Dar citas desde el explediente de un Usuario

También podemos dar una cita a una persona directamente desde su expediente.

Configuración de gestionandote.com

Herramienta configurable

Al ser cada entidad diferente al resto, gestionandote.com se ha desarrollado para permitir configurarla según las necesidades de cada entidad.

Así, cada entidad puede crear y modificar los siguientes elementos para adaptarla a su realidad:

De esta forma es la aplicación la que se adapta a tí, y no tú a la herramienta.

Filtros de búsqueda de usuarios

 

Listados de usuarios

 

Los filtros de búsqueda de usuarios se aplican en los listados de gestionandonte.com para obtener usuarios que cumplan con aquellos requisitos que seleccioneis. Además, pinchando sobre el número que aparece entre paréntesis, aparecerán todos los usuarios que cumplan ese filtro en concreto.

 

Los filtros o criterios de búsqueda están ubicados en el Lateral Izquierdo de los siguientes listados:

  1. Listado de usuarios
  2. Busqueda de usuarios desde una oferta de empleo
  3. Busqueda de usuarios desde una oferta de formación

 

  • Listado de usuarios

Al acceder al listado de usuarios, te mostrará los 50 primeros registros del total. Para buscar aquellos que cumplan con tus criterios, deberás utilizar los filtros de la barra lateral.

 

  • Búsqueda de usuarios de una oferta de empleo

Cuando estés dentro de una oferta de empleo y pulses la pestaña obtendrás un listado de candidatos que coincidan con TODOS los criterios que hayas registrado.

 

  • Búsqueda de usuarios de una oferta de formación

Al igual que en la oferta de empleo, cuando estés dentro de la convocatoria de un curso de formación, pulsa la pestaña y tendrás un listado de candidatos que coincidan con TODOS los criterios que hayas registrado.

 

Búsqueda manual de candidatos: uso de los filtros de búsqueda

 

Cuando eliges algún criterio de búsqueda en la barra lateral, verás que aparecen "entre paréntesis" el nº de personas coincidentes con los criterios seleccionados.

En ocasiones, podrás tener personas que coinciden con cada uno de los criterios de forma aislada, sin embargo, en el listado no te muestra ningún candidato. Esto se debe a que, para que aparezca algún candidato, tiene que cumplir con todos los filtros seleccionados a la vez.

Si te ocurre esto, relaja la búsqueda desmarcando los criterios que menos coincidencias tengan. O pincha en el número para ver el listado de usuarios que coincidan con ese criterio en concreto.

 

Puedes aplicar más de 40 filtros de búsqueda para preseleccionar candidatos para una oferta. Estos filtros están divididos por temáticas:

 

  • Datos personales: Nombre, Apellidos, Dni, tlf, email, Dirección, Provincia, Poblacion, CP, Nacionalidad, Sexo

 

 

 

  • Fechas: encuantra usuarios por su fecha de alta y por su fecha de realización de la demanda laboral:

 

  • Edad:

 

  • Localidad y disponibilidad geográfica:

 

  • Laboral: 

 

    • Cobrando prestaciones y categoría profesional,

 

    • Experiencia laboral:

 

    • Información sobre la demanda:

 

    • Tipo de jornada, Puesto (o CNO) solicitado:  

 

 

    • Con o sin demanda laboral activa:

 

  • Carnets profesionales

 

  • Formación:

 

    • Cursos realizados y nivel de estudios

 

    • Cursos demandados y programas informáticos

 

  • Vehículos y tipos de carnets:

 

  • Idiomas y nivel

 

En todos los filtros nos aparecerá entre paréntesis el número de usuarios coincidentes con ese criterio, para poder ver dichos usuarios podemos pinchar en el número y los visualizamos.

 

La aplicación permite filtrar por actuaciones realizadas a usuarios.

¿Cómo dar de alta el CV de un candidato?

 

Si registramos la información relacionada con lo formativo y lo laboral, podremos obtener el CV de los usuarios. Para ello, tendrás que seguir tres pasos:

 

Da de alta un usuario

Rellena la ficha del nuevo usuario con los datos de contacto para que aparezcan en el CV.

 

Registra la experiencia del usuario

Al registrar la experiencia puedes indicar las funciones que ha realizado en cada trabajo en la casilla de observaciones. Esta información aparecerá en el CV y el usuario podrá ser localizado desde los filtros de búsqueda.

 

Registra la formación del usuario

Al rellenar los campos de la pestaña de Puedes dar de alta la formación reglada y todos los cursos complementarios.

 

 

También puedes anotar los idiomas, los programas informáticos y los carnets y certificados

 

 Finalmente, podrás sacar su C.V en pdf o en doc.

Enviar un email directo a un usuario

Para enviar un email directo a un usuario, entra en su expediente y pulsa , rellena el Asunto y el Mensaje y pulsa enviar:

La aplicación envía un email de forma automática a la dirección de email del usuario. En caso de que no esté registrado su dirección de correo electrónico, te avisará para que lo completes antes de enviarlo:

Para añadir una dirección de email, ve a la pestaña de Contactos del usuario:

Una vez enviado el email se guarda, con lo que más adelante podrás revisar todos los mensajes que le hayas mandado:

Gestión de una oferta de empleo: buscar candidatos para una oferta de empleo

 

Búsqueda automática de candidatos.

Tras completar los datos de una oferta de empleo, podrás empezar a gestionar la oferta pulsando el botón .

Una vez dentro de una oferta, pulsa la pestaña y te sacará un listado de candidatos que encajen con los criterios establecidos en la oferta de empleo.

 

La aplicación te muestra las personas que coincidan con TODOS los criterios que hayas registrado.

 

A la derecha de cada criterio verás "entre paréntesis" cuantas personas coincidentes existen en la base de datos. Y pinchando en el número podrás ver los usuarios coincidentes con ese criterio.


En ocasiones, podrás tener personas que coinciden con cada uno de los criterios de forma aislada, sin embargo, en el listado no te muestra ningún candidato. Esto se debe a que, para que aparezca algún candidato, tiene que cumplir con todos los filtros seleccionados a la vez.

Si te ocurre esto, relaja la búsqueda desmarcando los criterios que menos coincidencias tengan.

 

 

Búsqueda manual de candidatos: uso de los filtros de búsqueda

 

Puedes aplicar más de 40 filtros de búsqueda para preseleccionar candidatos para una oferta. Estos filtros están divididos por temáticas (ver filtros expandidos):

  • Datos personales: Nombre, Apellidos, Dni, tlf, email, Dirección, Provincia, Poblacion, CP, Nacionalidad, Sexo
  • Sedes en los que está inscrito un usuario
  • Fechas: encuentra usuarios por su fecha de alta y por su fecha de realización de la demanda laboral
  • Edad
  • Localidad y disponibilidad geográfica
  • Laboral: 
    • Cobrando prestaciones y categoría profesional
    • Experiencia laboral
    • Información sobre demanda
    • Tipo de jornada, Puesto (o CNO) solicitado
    • Con o sin demanda laboral activa
  • Carnets profesionales
  • Formación:
    • Cursos realizados y nivel de estudios
    • Cursos demandados y programas informáticos
  • Vehículos y tipos de carnets
  • Idiomas y nivel

 

Comprueba su CV antes de apuntarles a la oferta de empleo

Tras aplicar los filtros deseados, obtendrás un listado de personas que encajan con tus criterios de búsqueda. Antes de apuntarlas a una oferta de empleo como candidatas, puedes ver su CV completo pulsando .

 

Apuntar a una persona directamente

Si necesitamos apuntar a una persona directamente, sin pasar por ningún filtro podemos hacerlo. Buscando por datos personales: nombre, dni, apellido...

Nos abrirá una nueva ventana y podremos apuntarle directamente como candidato.