Ahorra tiempo con los emails predefinidos

Porque, casi siempre, acabamos enviando los mismos emails a nuestros usuarios, clientes y colaboradores, hemos implementado una nueva funcionalidad que te permitirá crear emails predefinidos. 

Tómate tu tiempo porque esta mejora dará de qué hablar en el 2015 (disponible sólo en paquete avanzado y básico), y si tienes alguna pregunta llámanos al 810.10.12.21 (de 09 -14 horas) y te lo explicamos directamente.

 

Para crear un email predefinido, sigue los siguientes pasos:

1.- Copia o escribe el texto de tu plantilla de email

 

 

2.- Ve a Configuración > Plantillas informes dinámicos

 

3.- Crea una plantilla y pega (o escribe) tu plantilla de email

 

Apto para diseños  en HTML y .Docx

 

Una vez creado puedes enviarlo desde:

a.- Listados: tanto de Entidades, como de Usuarios

 

Y antes de enviarlo puedes editarlo:

 

Puedes usarlo desde la herramienta de "envío masivo de emails":

 

Espero que os guste y os permita ahorrar muchos minutos perdidos delante de la pantalla.

 

Gestionandote, porque la tecnología que te quiere te lo demuestra todos los días.

 

Configura los datos de tu profesional

Por que las necesidades de cada profesional van cambiando, gestionandote.com permite modificar a cada profesional sus datos. De esta forma agiliza las tarreas, ya que no depende del administrador de la herramienta. Para modificar tus datos, sigue los pasos que se detallan a continuación:

 Puedes modificar tus credenciales.

 

Modificar tu horario de citas, en cada una de las sedes en las que estés dado de alta.

 

 

Puedes modificar tus horarios de cada día de la semana.

Cambiar la caducidad de la Demanda de Empleo

Se puede establecer la caducidad de la demanda laboral al gusto de cada Entidad. Para ello tendrás que entrar en el menú Mi Entidad ->Configuración -> Datos generales

 

Pulsas editar y establece el número de meses que quieres que las demandas estén activas.

 

Ficha de usuario: fecha de caducidad de la demanda laboral

Una vez hecho esto, en la Pestaña Laboral de la ficha del usuario nos aparece la fecha de caducidad de la demanda.

 

Además, podemos desactivar la demanda manualmente, en el caso de que el usuario se haya insertado en alguna oferta.

 

 

Avisos automático de usuarios que les caduca la demanda

La herramienta te avisa dos semanas antes de los usuarios a los que les caduca la demanda.

 

Al pinchar en el botón VER te muestra las personas a las que se les va a caducar su demanda. Puedes enviarles un email, un sms, llamarles o, si lo prefieres, dejarles estar.

 

Para poder modificar la fecha de caducidad de un usuario al que le caduca la demanda próximamente, lo que tendremos que hacer es cambiar la fecha de la demanda, de esta forma nos cambiará la fecha de caducidad de la demanda. Este cambio no es instantáneo, sino que será visible tras reinicio del servidor, en 24 horas aproximadamente.

 

Calendario

 

Crea un Tipo de Citas (en los Grupos de Trabajo)

Para configurar el calendario de citas y alertas, primero tenemos que ir a la configuración de Mi Entidad y pulsar Grupos de Trabajo:

 

Al abrir   un grupo de trabajo, puedes añadir tipos de citas (en la segunda pestaña). En la siguiente imagen explicamos cómo crear más tipos de citas:

 

Crear horarios de citas (en cada profesional)

A continuación, hay que configurar el horario de citas para cada profesional de mi entidad. Para ello, nos vamos a la Mi entidad -> configuración -> profesionales, desplegamos el profesional al que le queremos dar un horario de citas, y pulsamos la pestaña “horario de citas”.

 

Dentro de la pestaña de Horario de Citas, vemos todas las sedes de trabajo en los que está asignado el profesional (en gris). Se pueden añadir horarios de citas en todos los centros en los que trabaje el profesional, para ello, sólo hay que abrir alguna de las sedes (barras grises).

 

Para dar de alta periodo de citas en alguna de las sedes (barras grises) de un profesional, añadimos los días y los periodos que un profesional vaya a recibir citas. También deberás indicar el tipo de cita, y la duración media, en minutos, de las citas.

Cuando terminas de configurar tu horario de citas, puedes ver cómo queda tu calendario yendo a .

Configurar grupos de trabajo

¿Qué es un Grupos de Trabajo?

Si cada entidad tiene una estructura funcional y está dividida en ÁREAS, ¿no deberían tenerla también las herramientas informáticas que gestionan entidades?

Nosotros hemos llamado a las Áreas: GRUPOS DE TRABAJO.

 

¿Para qué sirven los Grupos de Trabajo?

Tiene CUATRO utilidades fundamentales:

  1. Organizar funcionalmente de tu entidad (Profesionales y Proyectos):
    1. Un grupo de trabajo (o área) suele gestionar una serie de PROYECTOS, subvenciones,... relacionados con su actividad (p. ej., el área de empleo puede tener vinculados los proyectos: agencia de colocación, antiguas OPEA, proyectos europeos deempleo, etc.)
    2. Además, un Grupo de Trabajo está compuesto por PROFESIONALES, que son los encargados de ejecutar los Proyectos de su área.
  2. Obtener informes de seguimiento y estadísticas: de las distintas áreas de tu entidad (laboral, formación, jurídico, voluntariado, alojamientos,...). 
  3. Controlar el acceso a la información de los usuarios atendidos: sólo los profesionales de tu Grupo podrán ver los seguimientos y actuaciones que hayas realizados con los usuarios.
  4. Facilitar las intervenciones de los profesionales: ya que, al atender a un usuario, un profesional sólo podrá marcar  las actuaciones de su grupo de trabajo (porque los profesionales y los proyectos están unidos a través de los grupos de trabajo a las actuaciones).

 

Configurar grupos de trabajo

Cuando te diste de alta en gestionandote.com ya creaste un Grupo de Trabajo en los primeros pasos de la configuración inicial.

Si quieres modificar algún dato de éste, o dar de alta nuevos grupos... Ve a Mi Entidad →Configuración→ Grupos de Trabajo.

 

Para añadir otro Grupo de Trabajo, pulsa , y para modificar uno existente, pulsa   y dale un Nombre y una Descripción y pulsa Añadir.

 

Un Grupo de Trabajo está compuesto por profesionales y proyectos. Para asignarlos, pulsa el botón y asigna los valores correspondientes:


 

 

 

Configuración y alta de nuevos profesionales de "Mi Entidad"

Configuración de los profesionales

Al darte de alta en gestionandote.com también registraste los datos de acceso para un profesional de tu entidad. Pero si quieres dar de alta nuevas licencias para otros profesionales (o modificar algún dato de los ya creados), ve a Mi Entidad →Configuración→ Profesionales

 

Para añadir uno nuevo pulsa  y añade los datos que te solicita:

 

Datos básicos del profesional:

  • Introduce el Username: es preferible hacerlo sin espacios. Será la identificación del profesional para acceder a su sesión.
  • Email: la aplicación permite enviar emails, pero, para ello, antes es necesario que cada profesional tenga su email registrado. Los profesionales deben tener un email distinto.
  • Contraseña: La contraseña debe ser alfanumérica, con un mínimo de 8 caracteres.

 

Sedes:

Se debe definir las sedes en las que va a actuar el profesional.

Por seguridad, la aplicación no permite que un profesional pueda ver los usuarios registrados en las sedes en la que no está dado de alta.

 

Grupos de trabajo:

Añade cada profesional a los Grupos de Trabajo a los que pertenece (está relacionado con los proyectos que va a realizar cada uno)

 

Reglas del profesional (o niveles de seguridad):

Gestionandote.com permite, por motivos de seguridad, asignar a cada profesional distintas reglas de acceso a la información. Así, cada profesional tiene acceso a la información que se le ha autorizado a ver, ya que cada regla de acceso permiten que cada profesional pueda hacer sólo determinadas funciones.

 

  • La regla ADMINISTRADOR te permite configurar la herramienta, dar de alta centros, profesionales, grupos de trabajo, proyectos, crear pestañas y modificar valores de los campos.

  • La regla ESCRITURA te permite grabar la información relacionada con los usuarios atendidos.

  • La regla CITAS te permite acceder a las agendas del resto de profesionales, para dar nuevas citas y cancelar citas dadas.

  • Con la regla ESTADÍSTICAS puedes obtener informes estadísticos de los usuarios, los proyectos, las entidades, los profesionales,.... Y generar el archivo XML que hay que enviar al SEPE como Agencia de Colocación.

  • Con la regla PRESUPUESTOS puedes acceder al módulo de presupuestos.

  • La regla BORRAR USUARIOS: permite al profesional borrar cualquier usuario.

Los cambios en las REGLAS de un profesional tardarán unas horas en surtir efecto.

 

Modificar la configuración de profesional

  • Para modificar la configuración del NOMBRE DE USUARIO, EMAIL, CONTRASEÑA, SEDES a las que está vinculado un profesional, pulsa editar , cambia la información y pulsa Modificar Profesional.

 

  • Para modificar los GRUPOS DE TRABAJO o las REGLAS del profesional, pulsa , realiza los cambios y pulsa Modificar Profesional.

Configuración de las sedes

 

 

 

Al dar de alta tu entidad en los primeros pasos ya registraste una sede. Pero si quieres modificar algún dato, o dar de alta nuevas sedes... Ve a Mi Entidad → Configuración → Sedes

 

 

Modificar una sede ya creada 

Para modificar pulsa editar   y actualiza los datos de la sede:

 

 

 

Añade más sedes a tu organización

Para añadir una nueva pulsa + y rellena los datos de la ficha. Para finalizar pulsa el botón de modificar.

 

 

Añadir días festivos al calendario

Si lo que quieres es añadir festivos al Calendario, para que no se den citas esos días, pulsa el botón  de la Sede, elige una fecha señalada, asígnale un nombre al festivo y pulsa

 

En caso de que tengas varias sedes, una vez que tienes configurados los días festivos en uno de tus centros, podrás pasarlos al resto de las Sedes automáticamente. Para ello, abre una sede en la que no hayamos añadido ningún día festivo, pulsa la pestaña Copiar Calendario.

 

Elige la Sede con el Calendario de Fiestas completo, elige el año a copiar y pulsa el Botón Copiar Calendario:

 

 

Los usuarios dados de alta en una sede no podrán ser vistos por los de otra, para ello, el profesional deberá estar dado de alta en ambas sedes y pasar de una a otra.

Configuración de Mi Entidad

COMO CONFIGURAR MI ENTIDAD

Gestionandote.com es una herramienta que se adapta a tu entidad. Podrás configurar: Datos generales, Sedes, Profesionales, Grupos de trabajo,...

Todo lo que necesites configurar lo encontrarás en el menú de Mi Entidad:

 

Configuración de los Datos Generales de "Mi Entidad"

Lo primero que debes configurar, son los datos generales de tu entidad, para ello pasamos el ratón por el menú de Mi Entidad → Configuración, y pulsamos en 

 

Subir tu Logo

Desde aquí, podrás subir el logo de tu entidad. La imagen deberá estar en formato .JPG y pesar un máximo de 1 Mb. Para subir el logo, pulsa en Cambiar Imagen, y después busca el archivo en tus carpetas:

                                          

 

Datos identificativos de "Mi Entidad"

También puedes incluir unos datos identificativos:

  • Nombre de la Entidad,
  • CIF,
  • Persona de contacto

 

Incluir textos que aparecerán en informes o ficheros:

  • Texto que deben firmar las personas que atendéis autorizándoos a utilizar sus datos, según lo establecido por la L.O.P.D.
  • Código de Agencia de Colocación, para que aparezca en el archivo que envías al SEPE todos los meses, en formato XML.

 

Otros parámetros de configuración:

  • Activar el RSS o XML: para que las ofertas que tengas aparezcan en tu página web (pregúntanos cómo hacerlo), con este sistema podrás publicarlo en redes sociales. Para activarlo, deberás añadir en este apartado una Contraseña y compartirla con las personas encargadas de gestionar la página web y redes sociales de tu entidad.
  • Duración de caducidad de la demanda laboral: por defecto dura 6 meses la demanda laboral de un usuario/a. Si no se le apunta a otra oferta o no se hace nada con esta persona, su demanda caducará a los 6 meses.

 

 

Primeros pasos (II): Configuración inicial

 

1ª configuración

 Antes de acceder a tu sesión, tendrás que dar de alta la estructura de tu entidad:

 

  • Crear una sede de tu entidad:

El primer paso es configurar una sede de tu entidad. Una vez realizada la configuración inicial, podrás dar de alta más sedes.

 

    Los profesionales que estén asignados a una sede, no pueden ver otros usuarios dados de alta en otra sede.

 

  

Los grupos de trabajo están compuestos por aquellos profesionales de una entidad que gestionan proyectos de un mismo área (p. ej.: Empleo, Formación, Juridico, Apoyo psicológico,...).

También sirven para poder obtener estadísticas por separado de cada uno de ellos.

Además, un profesional de un grupo de trabajo no puede ver los datos de las intervenciones de otro grupo de trabajo.

 

  • Crear un proyecto de ese grupo de trabajo:

Tenemos que rellenar la ficha del proyecto, tal y como se muestra en el siguiente gráfico:

 

Un grupo de trabajo puede gestionar uno o más proyectos (p. ej., en el grupo de trabajo de empleo, podemos tener proyectos opea, la agencia de colocación, subvenciones estatales, regionales, locales,...), prestaciones de servicio,...

Luego podremos obtener estadísticas de cada proyecto por separado.

Cada proyecto puede tener sus propias actuaciones, sus resultados esperados, sus indicadores, estadísticas, informes...


Los datos introducidos se podrán modificar en cualquier momento. Aunque lo explicamos más adelante, podemos editar un proyecto desde el menú de mi entidad en configuración de proyectos y actuaciones:

  

Una vez que se ha configurado un proyecto, accedemos al panel de control o  , desde el cual comenzaremos a configurar la herramienta para adaptarla a las necesidades de tu entidad.

  

¿Borrar o no borrar?

Activar la Regla "Borrar Usuarios" en la configuración del profesional

Para borrar un usuario/a y toda la información que tiene vinculada, tienes que ir a Mi Entidad -> Configuración -> Profesionales

 

Pulsar el botón de MOSTRAR de aquellos que podrán eliminar usuarios y le marcamos la REGLA correspondiente

Con la Regla "Borrar Usuarios" sólo podrán borrar usuarios/as aquellos profesionales que decidais.

 

Eliminar usuarios

Una vez que tengas la regla de Borrar Usuarios activada, entra en el expediente del usuario que desees eliminar y pulsa el botón que verás a la izquierda de su Nombre.

 

Con estas indicaciones ya podéis borrar todo lo que queráis, pero hacedlo con cuidado, ya que los datos eliminados se perderán definitivamente.