Definir las actuaciones que realiza tu entidad

¿Qué son las actuaciones?

 

Las actuaciones son todas las acciones que realiza "tu entidad". Por ejemplo:

  • Asesoramiento a emprendedores
  • Valoración social de personas sin hogar
  • Orientación a personas con discapacidad
  • Intermediación laboral
  • Contacto con empresas
  • Aplicar tratamiento a enfermo/a
  • Inscripción a un curso de formación
  • ...

En gestionandote.com podrás dar de alta todo lo que haces, de forma sencilla.

Cada actuación será un indicador de seguimiento en la ejecución de un proyecto, o de un servicio de la entidad. Ya que podremos medir con cuántas personas se ha realizado.

Estos indicadores internos pueden venir definidos, p. ej., en los proyectos y subvenciones concedidos, en el manual de gestión de calidad, en los informes de seguimiento y memorias de justificación técnica,...

 

Además, podrás agrupar tus actuaciones por temáticas, haciendo listados (o grupos) de actuaciones de todos los servicios que prestas: p. ej., empleo, acogida, formación,...:

 

 

Las actuaciones se refieren solamente a acciones individuales con los usuarios. Las actuaciones grupales se dan de alta al crear una Acción Grupal.


¿Para qué sirven las actuaciones?

Las principales funciones de las Actuaciones son:

  1. Poder definir que se hace en cada uno de los proyectos que gestionas, ya sean subvenciones, prestaciones o servicios de la casa.
  2. Saber si se están alcanzando los resultados esperados de cada proyecto.
  3. Facilitar informes de seguimiento y estadísticas inmediatas de cada proyecto.
  4. Establecer lo que puede realizar cada profesional (definido por los proyectos que gestionan sus Grupos de Trabajo).
  5. Agilizar y simpificar las intervenciones y el seguimiento realizado con los usuarios

 

Listados de actuaciones

Para facilitar la clasificación y búsqueda de actuaciones, pudes crear varias Listas de Actuaciones y a cada lista añadirle las actuaciones que le pertenezcan.

Por ejemplo, puedes crear una lista de actuaciones relacionadas con la Intermediación Laboral y añadirles las siguientes actuaciones:

  • Realización del currículum del usuario/a
  • Elaboración de un itinerario de inserción laboral con usuario/a
  • Entrega de listados de recursos formativos
  • Asesoramiento laboral indivudualizado
  • ...

Pero también pudes crear otra lista de actuaciones dirigida a un servicio de Apoyo familiar, o a los Recursos de Alojamiento para personas sin hogar, o al Departamento que gestiona proyectos de apoyo a Población Inmigrante, Población Ex-Reclusa, personas con Discapacidad, etc; y dentro de cada listado añadir las actuaciones específicas que le correspondan.

 

Dar de alta un listado de actuaciones

Primero, debeis dar de alta el nombre de una LISTA pulsando en el botón  del Listado de Actuaciones.

 

Después, debes darle un nombre a la lista (p. ej., Intermediación laboral, Atención social,...).

 

Una vez que hayas creado un listado, pulsa el botón  de la lista y añade las actuaciones. Para añadir una actuación hay que escribirla en la casilla y pulsar al botón de    del campo de la Actuación.

 

Puedes crear más listados de actuaciones y en cada uno añadir más ACTUACIONES ESPECÍFICAS. Cuando hayas completado este apartado, tendrás un listado bastante aproximado de las cosas que hacéis en vuestra entidad

 

Dentro de cada Listado podéis añadir todas las actuaciones que queráis (hagáis).

No deis de alta la misma actuación en varias listas, ya que creará una duplicidad que dificultaría el registro de la información y la obtención de estadísticas fiables.

 

Las actuaciones se pueden activar/desactivar, editar y eliminar.

En caso de eliminar una actuación, se perderán todos los datos asociados, por lo que, si existe alguna actuación obsoleta, es MEJOR DESACTIVARLA, para no perder el histórico.

 

Vincular las actuaciones con los proyectos

Una vez que hemos creado las actuaciones o acciones que realizan los profesionales de tu ENTIDAD, ya puedes vincularlas a los proyectos. Para ello, antes tienes que dar de alta un proyecto de tu entidad.

Las actuaciones no tienen por que estar incluidas en ninguna subvención o licitación. También hay actuaciones que se realizan dentro del procedimiento de un área, o para conseguir los objetivos planteados por la entidad.

 

Actuaciones específicas de gestionandote.com

Existen, por defecto, 4 actuaciones específicas de gestionandote.com, que ya están incluidas de forma automatica dentro de la ficha de un proyecto:

  • Insertado en actividad grupal: actuación que habrá que marcar para aquellos proyectos que incluyen cursos o acciones formativas. Al activar esta actuación medirás el nº de personas que participen en los cursos del proyecto.

  • Insertado en Oferta de Empleo, y Candidato en Oferta de Empleo: estas dos actuaciones miden el número de personas que has apuntado a una oferta de empleo o que han conseguido el puesto. Cada vez que registras la demanda de un usuario le asignas a alguno de tus proyectos.

  • Derivaciones: puedes derivar a una persona que necesita algún servicio que no ofrece tu entidad. Deberás derivarla a una entidad externa que preste ese tipo de servicios (Servicios Sociales, Escuela de Formación, ONG...). La derivación se realiza desde el expediente de un usuario.

Crear y gestionar los proyectos de tu entidad

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto está compuesto por un grupo de actuaciones/acciones específicas que nos permitirán alcanzar los objetivos establecidos.

Por EJEMPLO, en un Proyecto de EMPLEO, podeis tener el Objetivo de facilitar un empleo a las personas que atendeis. Y para cumplir este objetivo, habeis decidido realizar las siguientes Actuaciones:

  • Actualizar el C.V.

  • Elaborar un Itinerario de Inserción Laboral Individualizado

  • Derivar a la persona a una oferta de empleo

 

Dar de alta un proyecto

Al dar de alta tu entidad en los primeros pasos ya registraste la Ficha General de un Proyecto .

Pero si quieres modificar algún dato de éste, o dar de alta nuevos proyectos, Ve a Mi Entidad →Configuración→ Proyectos y actuaciones.

 

El panel de configuración de los proyectos y actuaciones tiene el siguiente aspecto:

 

Para añadir otro Proyecto pulsamos en la zona de Proyectos (Derecha) y rellenamos la siguiente ficha:

 

Asignar actuaciones a un proyecto

También debemos marcar las actuaciones que vamos a realizar en el proyecto y los Grupos de Trabajo que lo van a gestionar:

 

 

Existen, por defecto, 4 actuaciones específicas de gestionandote.com, que ya están incluidas de forma automatica:

  • Insertado en actividad grupal: actuación que habrá que marcar para aquellos proyectos que incluyen cursos o acciones formativas. Al activar esta actuación medirás el nº de personas que participen en los cursos del proyecto.

  • Insertado en Oferta de Empleo, y Candidato en Oferta de Empleo: estas dos actuaciones miden el número de personas que has apuntado a una oferta de empleo o que han conseguido el puesto. Cada vez que registras la demanda de un usuario le asignas a alguno de tus proyectos.

  • Derivaciones: puedes derivar a una persona que necesita algún servicio que no ofrece tu entidad. Deberás derivarla a una entidad externa que preste ese tipo de servicios (Servicios Sociales, Escuela de Formación, ONG...). La derivación se realiza desde el expediente de un usuario.

 

Añade resultados esperados a las Actuaciones del Proyecto:

Despues de dar de alta un proyecto, y registrar el nº de actuaciones, puedes asignar un resultado esperado a cada una.

Para dar de alta los resultados esperados de un proyecto, abrimos el proyecto  , pinchamos la pestaña de Resultados Esperados y añadimos a cada actuación los resultados que queremos obtener.

Los resultados esperados te permitirán comparar el estado de cada proyecto con los objetivos establecidos. Podrás obtener informes de seguimiento y memorias en un solo instante.

EJEMPLO: En un Proyecto de Empleo, podemos decir que vamos a atender a 100 personas, de estas, todas recibirán orientación, 80 actualizarán su CV, 60 asistirán a talleres BAE, 40 serán derivadas a ofertas de empleo y 20 conseguirán trabajo,...

 

Estadísticas e informes de un proyecto

Anteriormente digimos que una de las utilidades dar de alta los proyectos que gestiona tu entidad, es que, posteriormente, la aplicación te devuelve la estadística e informes de seguimiento de dichos proyectos.

Proyectos y actuaciones (General)

¿Qué son las actuaciones?

Las actuaciones son todas las acciones que realiza "tu entidad". En gestionandote.com podrás dar de alta todo lo que haces, de forma sencilla.

Las actuaciones que realizáis son indicadores de vuestra entidad que pueden venir definidos, p. ej., en vuestros proyectos y subvenciones, en el manual de gestión de calidad, en los informes de seguimiento y memorias de justificación técnica,...

 

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto está compuesto por un grupo de actuaciones/acciones específicas que nos permitirán alcanzar los objetivos establecidos.

Por EJEMPLO, en un Proyecto de EMPLEO, podeis tener el Objetivo de facilitar un empleo a las personas que atendeis. Y para cumplir este objetivo, habeis decidido realizar las siguientes Actuaciones:

  • Actualizar el C.V.

  • Elaborar un Itinerario de Inserción Laboral Individualizado

  • Derivar a la persona a una oferta de empleo

 

Dar de alta mis proyectos y actuaciones

Para dar de alta un proyecto o las actuaciones, ve a Mi entidad -> Configuración -> Proyectos y actuaciones

 

El panel de configuración de los proyectos y actuaciones

 

 

Primeros pasos (II): Configuración inicial

 

1ª configuración

 Antes de acceder a tu sesión, tendrás que dar de alta la estructura de tu entidad:

 

  • Crear una sede de tu entidad:

El primer paso es configurar una sede de tu entidad. Una vez realizada la configuración inicial, podrás dar de alta más sedes.

 

    Los profesionales que estén asignados a una sede, no pueden ver otros usuarios dados de alta en otra sede.

 

  

Los grupos de trabajo están compuestos por aquellos profesionales de una entidad que gestionan proyectos de un mismo área (p. ej.: Empleo, Formación, Juridico, Apoyo psicológico,...).

También sirven para poder obtener estadísticas por separado de cada uno de ellos.

Además, un profesional de un grupo de trabajo no puede ver los datos de las intervenciones de otro grupo de trabajo.

 

  • Crear un proyecto de ese grupo de trabajo:

Tenemos que rellenar la ficha del proyecto, tal y como se muestra en el siguiente gráfico:

 

Un grupo de trabajo puede gestionar uno o más proyectos (p. ej., en el grupo de trabajo de empleo, podemos tener proyectos opea, la agencia de colocación, subvenciones estatales, regionales, locales,...), prestaciones de servicio,...

Luego podremos obtener estadísticas de cada proyecto por separado.

Cada proyecto puede tener sus propias actuaciones, sus resultados esperados, sus indicadores, estadísticas, informes...


Los datos introducidos se podrán modificar en cualquier momento. Aunque lo explicamos más adelante, podemos editar un proyecto desde el menú de mi entidad en configuración de proyectos y actuaciones:

  

Una vez que se ha configurado un proyecto, accedemos al panel de control o  , desde el cual comenzaremos a configurar la herramienta para adaptarla a las necesidades de tu entidad.